변경 관리 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

프로젝트가 진행됨에 따라 예상했던 문제를 비롯한 예상하지 못했던 문제와 이에 따른 여러 가능성 또한 발생한다. 이런 것들은 때때로 프로젝트 범위 문서에 대해 변경을 해야 할 때가 있다. 변경 관리는 대부분의 프로젝트에서 잘 지켜지지 않는 부분 중 하나다. 일이 진행되면서 바쁘고 시간에 쫓기다 보니 하나하나 챙기지 못하는 것이다. 이런 것들이 하나둘 쌓이다 보면 심각한 자원의 낭비와 더불어 일정의 지연도 초래할 수 있는 것이다. 그래서 변경 관리는 PM의 입장에서 매우 중요하게 고려해야 할 부분들이 있다.

 

➰ 변경 관리 처리 절차는 명확한가? 예산은 확보되어 있는가?

➰ 변경이 감지되면 유관 문서를 반드시 동기화한다.

➰ 변경의 종류, 처리 방법, 담당자에 대해 인지하고 기록한다.

 

그렇다면 변경의 예들은 무엇이 있을까? 가장 쉽게 만날 수 있는 것은 고객의 새로운 요구사항으로 인해 범위가 바뀌는 것이다. 이에 따라 공수 산정도 다시 해야 할 필요가 있다. 사람들이 하는 일이다 보니 갑자기 인력이 빠진다거나 사고가 날 수도 있으며 수많은 상황에 직면한다. 조직이 바뀌는 경우도 많아 유관부서에 대한 관계나 역할 등을 재설정해야 할 일도 부지기수다. 예산 또한 대내외 상황에 따라 가감이 있을 수도 있으며 작업거점이 변경된다든지 하드웨어에 문제가 생길 수도 있다. 무엇보다도 프로젝트 내 우선순위가 변경되어 전략적 대응이 필요한 경우도 있다.

 

 

해당 프로세스는 범위, 일정, 원가, 품질 등 각각의 변경 사항의 관리 내용들을 취합하여 중앙에서 통제하는 형태로 진행이 된다.

 

 : 변경이 발생(필요하거나 이미 발생하였는지)하였는지 확인하고 변경 요청을 검토, 승인하며 승인된 변경만 계획/실행에 반영하여 그에 따른 성과평가 기준선의 정합성과 무결성을 유지한다. 특히 변경 통제를 벗어나는 사안에 대해서는 적극적으로 관여하여 승인된 변경만 반영되도록 해야 한다. 더불어 품질 표준준수에 대한 통제도 함께한다.

 

: 범위 변경에 최소화할 수 있도록 범위 변경 요인에 영향을 미치고 변경 발생 시 영향력을 통제한다. 이 부분은 실제 변경 발생 시에 대한 관리를 주로 하며 여러 변경 요인을 파악하고 전후 관계를 살피고 영향범위를 사전에 확인하여야 한다. 즉 갭 분석을 통한 통제로 계획을 변경할 수 있으며 시정사항을 권고하고 WBS를 수정한다.

 

앞서도 언급했으나 범위가 깨지는 이유는 신규 요구사항이 조금씩 추가되는 것이다. 이것은 프로젝트 시작 시 산출물에 대한 불명확한 정의, 해결되지 않고 끌고 가는 의문점들, 모호한 범위의 정의, 이해당사자들의 기대치 상승 등에 기인하는데 프로젝트가 복잡해질수록 눈에 잘 보이지 않고 가랑비에 속옷 젖듯이 점점 프로젝트를 잠식해 들어온다.

 

: 일정 변경을 식별하고 변경이 최소화되도록 하며 발생한 변경의 영향을 관리한다. 이는 프로젝트의 일정을 현 상태를 결정짓는 중요한 활동으로 일정 변경 여부의 결정 또한 이루어진다. 특히 일정은 거시적 관점에서 주기별로 실시간 체크를 진행하며 진도와 성과를 분석하여 통제 우선순위를 결정한다.

 

: 원가 변경의 최소화를 위해 영향력을 행사하고 원가 초과 시 가용예산을 넘지 않도록 하며 원가 생산성을 확인하여 추후 원가 상황을 예측하고 이해당사자들에게 전달한다. 원가는 그 변경 요청에 대하여 합의의 도출이 우선되어야 한다. 이를 통해 원가 초과가 예산 범위 내인지를 확인하고 부정확하거나 부적절한 사안에 대해서는 승인 변경에 포함을 방지한다.

 

 

변경 관리의 단계는 크게 5가지로 나뉜다.

 

✔️ 변경의 필요성 인식과 평가

: 변경 요청은 항시 PM에 문서화되어 상신되어야 하며 향후 처리 상황에 따라 지속 업데이트를 해야 한다. 업데이트는 기본적인 내용 외에도 변경 요청통보일, 시정조치 여부, 처리상황, 결재 이력이 같이 포함되어야 한다.

 

✔️ 범위, 일정, 예산에 미치는 영향 평가

: 영향 평가에 있어 PM과 이해당사자의 변경 필요성에 대한 동의가 반드시 필요하고 합의하여야 한다. 특히 필수 불가결한 것과 그렇지 않지만 변경 시 효과적인 것들을 나눠서 고려해 봐야 한다.

 

✔️ 관련 조직과 개인에 대한 통보

: 범위, WBS 상 타스크와 일정, 예산 변경에 대하여 유관 조직과 개인에게 통보하고 예상되는 영향을 명확화한다. 범위는 SOW나 WBS를 개정하고 반영, 갱신되어야 한다. 예산 또한 경영층과 재무 관리자도 반드시 알아야 한다.

 

✔️ 승인된 변경에 따른 문서화 및 상태 기록

: 변경에 따라 평가되고 분류된 변경 요청사항들을 문서화하고 프로젝트계획에 통합하여 적용한다. SOW와 WBS를 위시하여 유관한 여러 문서도 동시다발적으로 변경, 적용되어야 한다.

 

✔️ 범위, 일정, 예산 재산정

: 변경이 적용된 후 영향에 따라 범위, 일정, 예산을 재산정하여 프로젝트 내 관련 문서를 수정한다. 관련한 문서들은 주로 프로젝트계획서, 범위 기술서, WBS, 일정표 및 예산지출계획서 등이다.