PMO (프로젝트 성공률 1% 높이기)

PMO(Project Management Office)는 프로젝트와 관련한 관리 프로세스를 표준화하고 자원, 도구, 기법 및 방법론의 공유를 용이하게 하는 관리체계조직이다. PMO는 그 특성과 기능이 조직마다 다르고 같은 조직 내에서도 상이할 수 있으며 프로젝트 작업 지원 방법 또한 다를 수 있다.

 

PMO의 여러 형태와 유무를 떠나 중요한 한 가지는 일정, 비용, 품질, 위험 등의 측면에서 프로젝트 관리를 개선함에 그 역할과 책임이 있다. PMO는 업무를 전략적 목표에 맞추는 데 있어 이해당사자들의 참여와 협업, 인재 개발, 프로젝트 투자 가치 실현 등 많은 역할을 수행한다. 

🚩 프로젝트 포트폴리오를 감독한다. 감독에는 프로젝트 시작을 위한 사례 요구, 프로젝트 제공을 위한 재정 및 자원 할당, 프로젝트 범위 또는 활동 변경 요청 승인과 같은 활동이 포함될 수 있다. 이는 프로젝트의 중앙관리를 지원하고 여러 프로젝트를 담당하여 관리하는 조직에 도움이 될 수 있다.

 

🚩 프로젝트 전달 방법의 일관성을 지원하는 프로젝트 관리 지침을 제공한다. 이는 교육 및 코칭과 함께 여러 지침, 템플릿 및 사례를 제공할 수 있다. 프로젝트에서 표준화된 접근 방식과 도구는 공통된 목적을 더욱더 촉진하고 프로젝트 문제의 의사 결정을 쉽게 한다. 

🚩 계획 활동, 위험 관리, 프로젝트 성과 추적 및 활동을 위한 프로젝트 지원 서비스를 제공한다. 이러한 서비스는 프로젝트에 대한 보다 직접적인 관리를 유지하고 지원을 원하는 독립적이거나 다양한 사업 단위가 있는 조직에서 활용한다.

🚩 평면적이고 고객 중심적인 접근 방식을 갖춘 조직에는 ACoE(Agile Center of Excellence) 이나 VDO(Value Delivery Office) 형태의 조직을 제언할 수 있다. 이들은 관리 감독 기능이 아닌 지원 멘토링 중심의 역할을 수행한다. 

 

PMO는 프로젝트 관리 표준을 제시하고 이를 프로젝트에 적용하며 전체 시스템의 일부로서 지원한다. 이는 프로젝트팀이 결과를 제공하기 위해 특정 기능이 필요한 것처럼 PMO도 마찬가지라고 볼 수 있다.

 

🚩 Big Picture 관점
프로젝트의 목표에 충실히 하는 것은 성공의 핵심 요소이다. 그렇지 않다면 프로젝트는 여러 사유로 목표를 벗어날 수 있다. 이를 위해선 지속적인 목표와 목적을 알리고 공유하며 조직의 전반적 성공을 위한 작업관리 및 평가로 다양한 의사결정을 도와줄 수 있는 정보와 지침을 제공한다.

🚩 성과 지향 역량 확보
프로젝트 관리 기능을 전문적으로 육성한다. 이를 통해 내외부 조직의 여러 이해당사자에 대한 평가를 진행하며 품질의 결과를 신속하고 효과적으로 생성하기 위해 프로젝트의 고유한 특징들을 바탕으로 성과가 더 나올 수 있도록 한다.

🚩 지속적 개선과 변경 관리
정기적인 프로젝트 결과를 공유한다. 이로써 프로젝트에서 얻은 귀중한 지식을 전파하며 참여한 팀원들에 대한 깊이 있는 학습 및 공유 활동으로 역량을 개선한다. 또한 세심한 변경 관리로 프로세스 업데이트, 기능 향상 및 프로젝트 관리를 지원하는 새로운 기술과의 연계를 구축하고 유지한다.

 

 

기업환경은 큰 불확실성, 빠른 변화, 더 치열해진 경쟁 구도, 더 많은 권한을 가진 고객으로 조직이 점점 더 복잡해지는 환경에서 기업가치를 창출해야 하는 어려움에 직면해 있다. 이는 수행되고 있거나 계획된 모든 프로젝트에 많은 영향을 끼치며 PMO를 통한 환경개척과 성공적 프로젝트를 위한 차별화된 변화를 원한다. 그에 따라 PMO도 변화를 해야 한다.

🚩 중요 동기 집중
프로젝트 동기는 조직과 프로젝트의 미래, 이해당사자와의 관계 및 역량에 상당한 영향을 미칠 수 있다. 이에 PMO는 그 역할이 관리 감독에서 의사소통을 조율하는 것으로 바뀌고 있다. 이러한 변화는 중요한 전략적 대응에 영향을 미칠 수 있는 프로젝트 성과, 위협 및 기회에 대한 정확한 통찰력을 제공하고 새로운 문제에 대한 명확성과 진로 수정을 촉진하고 사업적 결과를 최대한 실현한다.

🚩 효과적 프로세스 구축
PMO는 낭비적인 단계를 추가하거나 가치 창출 프로세스를 무시하지 않고도 효과적인 의사소통과 협업, 지속적인 개선을 가능하게 하는 충분한 프로세스 및 관행 규칙을 설정하여 조직의 역량을 적절하게 조정한다. 여기에는 퍼실리테이터 중심의 조직화가 필요하고 명확한 R&R을 수행하도록 적극 지원한다.

🚩 핵심 인재 역량
재능 있는 팀원을 모집하고 유지하는 데 보다 적극적인 역할을 수행한다. 인력은 프로젝트를 성공으로 이끄는 가장 중요한 요소 중 하나로 프로젝트 및 조직 전체에서 기술, 전략, 관리 및 리더십 기술을 개발하고 육성한다. 이렇게 길러진 인력은 핵심 인재가 되고 인력풀에서 중장기적으로 관리하고 자산화한다.

🚩 변화 장려
조직의 경쟁 차별화 요소로서 조직의 성과 및 변화 관리에 대한 지원을 부족하지 않게 한다. 이는 모든 구성원에 대한 효과적인 동기부여이자 조직이 살아 움직일 수 있는 근간을 제시하고 그 맨 앞에 PMO가 서 있다. 이를 위해 다양한 이벤트와 정량적, 정성적 활동을 통해 관리 프로세스를 유기적으로 연계한다.