기능

프로젝트의 주요 기능을 분류해보면 계획, 조직화, 인력확보, 지휘, 통제가 있다. 여기서 인적자원과 관련한 조직화 및 인력확보는 매우 중요한 관리 요소이다. 그간 다뤄온 계획은 조직 목표 달성을 위해 업무 과정을 미리 설계하는 것인데 이러한 일들을 실제 행하는 인력, 팀, 조직은 목표 달성을 위한 R&R과 함께 작업을 배치, 부여하고 필요한 인력을 확보하고 교육하는 일련의 과정들이다.

 

 

조직이란 이해당사자들의 상하 구조를 정의하고 하부조직 간의 관계를 이해시키며 개인과 하부조직의 책임과 권한을 명확히 하는 데 그 목적을 가진다. 이 목적에 따라 여러 관리기능을 활성화하고 예산과 경비 개념을 강조하며 프로젝트 진행 중 중간결과가 자연스럽게 보고되어 경영관리층의 의견이 쉽게 반영될 수 있도록 편성해야 한다. 더불어 업무팀 내에서의 단결력과 조직력이 강화되도록 운영되어야 함은 말할 것도 없다. 이러한 조직은 프로젝트 상황, 기업조직구조, 문화, 방침 등에 따라 그 설계 구조를 달리하는데 보통 3가지 형태의 조직구조를 갖는다.

 

 : 직능/기능조직이다. 피라미드 형태의 계층으로 구성되며 현재 가장 많이 사용되는 유형 중 하나다. 주된 장점은 단순하고 업무 범위가 명확하다. 전문성이 높고 부서 내 의사 소통체계가 간결하다. 부서 내 명확한 책임과 역할이 이다. 하지만 단점 또한 많은 구성인데 부서 간 갈등이 발생할 소지가 크고 외부 고객 대응이 힘들다. 사일로 현상으로 편협된 활동과 의사결정이 발생하고 전체 프로젝트를 책임지는 부서가 없어서 동기부여가 매우 약하다. 

 

: 프로젝트 조직이다. 프로젝트별로 조직이 구성되고 외부 환경이나 주어진 목표를 달성할 수 있는 최적의 형태이다. 이 조직의 주된 장점은 PM이 전체 프로젝트에 대한 권한을 쥐고 있으며 합류한 인력들에 대한 충성도가 높다. 팀원과 PM의 의사소통이 잘되고 과업 지향적이고 동질적 팀 분위기가 형성된다. 단점이라면 복수의 프로젝트가 운영될 때는 자원의 낭비가 발생하며 여러 노하우나 기술에 대한 개인 의존도가 높아 조직력에 문제가 생겼을 경우 대처가 어려운 편이다.

 

: 상기 2가지 조직 형태의 장점을 모두 살린 조직, 일명 매트릭스 조직이다. 이 조직은 자원의 효율성을 극대화할 수 있고 수직/수평적 정보 공유가 가능하며 전체 프로젝트 상황을 한눈에 조망해 볼 수 있다. 다만 조직체계가 복잡하고 소속된 구성원들의 이해가 어려울 수 있다. 그만큼 관리 또한 복잡하고 의사결정의 리드타임도 길어질 수 있다. 조직을 목적에 맞게 자유롭게 세팅할 수 있으니 보통은 조직 내 능력 있는 인력들은 프로젝트에 참여시키지 않는 성향이 두드러진다.

 

 

프로젝트는 영원한 조직이 아니고 목적 달성을 최우선으로 하기 때문에 그만큼 관리적 요소가 핵심적이다. 특히 PM의 주요한 역할 중 하나가 이 관리에 있다. PM은 팀원들과 밀접하게 움직이면서 그들의 개인적, 업무적 요구사항을 면밀히 파악하고 적절히 대응해야 할 필요가 있다. 그래서 어떤 팀원을 만나느냐도 중요하지만 어떤 PM을 만나느냐에 따라 프로젝트 자체의 향방이 달라질 수도 있다. PM은 조율과 리더십으로 팀원들에 대한 업무 의욕과 사기를 고취해야 한다.

 

다시 말해 프로젝트의 키는 PM이다. 이들의 주요 임무는 프로젝트 착수와 통제, 종료 등의 관리 활동으로 분류해 볼 수 있으며 각각의 활동들은 다음과 같다.

 

✔️ 착수: 프로젝트 파악, 팀원 선정, 프로젝트 환경구축, 공정계획 수립, 프로젝트 계획수립

✔️ 통제: 단계별 착수, 단계 진행, 완료

✔️ 종료: 종료 확인, 산출물 정리, 완료 보고

 

이러한 일들은 PM 개인적인 측면에선 매우 어려운 임무이다. 물론 조직의 보상이 있다고는 하나 책임과 권한, 리더십의 무게는 가볍지 않다. 그래서 PM의 능력에 대한 요구들이 있다. 보통은 인간적 능력을 바탕의 기술적인 능력과 관리적인 능력을 모두 요구받는다. 하지만 PM은 기술 전문가가 아니다. 물론 기술 기반의 관리자로서 그 역할을 가지고 갈 수도 있지만 일반적으로는 아니다. 그래서 그 상이함을 바로 인식하고 운영하지 않으면 수많은 갈등을 유발할 수 있다.

 

PM은 목표를 개발하지만, 기술자는 목표 성취가 우선이다. PM은 예산을 만들지만, 기술자는 예산을 맞춘다. PM은 관계성과 이해성을 내세운다면 기술자는 기술적 전문성을 앞세운다. PM은 의사소통이 우선이고 기술자는 지침 준수가 우선이다. PM은 다른 사람의 과업을 평가하지만, 기술자는 자신의 과업을 평가한다.

 

 

팀원, 인적자원에 대한 관리영역은 조직계획, 팀원 확보 및 팀 개발 단계로 구성된다.

 

♾️ 조직계획

: 조직계획은 프로젝트 역할, 책임, 보고 관계를 확인, 문서화 및 할당하는 것이다. 대부분의 프로젝트에서 조직계획은 프로젝트의 가장 초기 단계에 행해진다. 그래서 지속적인 상태를 확인하기 위해서 프로젝트 전 과정에서 정기적으로 검토되어야 하며 초기 조직이 더 이상 효과적이지 않다면 즉시 변경해야 한다. 즉, 조직은 살아 움직이는 생명체이기에 문제가 생긴다면 바로 치료하고 조처를 해야 할 대상이다.

 

♾️ 팀원 확보

: 팀원 확보는 필요한 인적자원(개인 또는 조직)을 프로젝트에 배치하고 작업하는 것이다. 하지만 대부분의 환경에서는 최적의 자원을 이용할 수 없는 경우가 많으므로 PM은 이용 가능한 자원이 프로젝트 요건을 충족할 수 있도록 주의를 기울이고 관리하여야 한다. 팀원은 다양한 경로를 통해 확보되며 그들의 과거 경험, 관심 영역 및 활용 가능성을 포괄적으로 평가하여 채용한다. 특히 팀원 간 관계, 책임과 역할을 기반한 상호 연계성을 고려한다.

 

♾️ 팀 개발

: 팀 개발은 개인으로서 기여하는 프로젝트 관련자들의 능력을 향상할 뿐만 아니라 팀으로 기능을 하는 팀의 능력을 향상하는 것 모두가 포함된다. 이러한 개인적 개발은 팀 개발의 토대가 되며 팀 개발은 프로젝트 목적을 충족시키기 위한 프로젝트의 능력에 중요한 요소가 된다. 팀 개발은 프로젝트 전반에 걸쳐 발생하고 다중적인 책임이 얽혀 움직일 경우가 많다. 그래서 이를 관리하는 PM의 책임이 프로젝트의 성공을 좌지우지할 수 있다.