범위검증

프로젝트란 Kick-off를 한지가 엊그제 같은데 벌써 종료가 코앞으로 다가왔다. 계절도 바뀌고 그간 수많은 우여곡절과 어려움 속에서도 여기까지 온 모두가 대단한 일들을 해냈다. 이제 마지막 남은 업무를 잘 마무리하고 철수를 해야 한다. 철수에 대한 준비는 만만하지 않다. 하지만 중간과정에서 제대로 된 끝맺음과 시작을 했다면 그리 염려할 사항도 아니다. 잘 정리해서 최종 산출물을 별 탈 없이 인도하고 이제 당분간 머리 아픈 일들은 잠시 잊도록 해보자.

 

 

프로젝트 종료는 프로젝트 범위 검증, 계약 종료, 프로젝트 종료로 크게 3가지로 나뉜다.

 

 : 프로젝트 이해당사자들로부터 완료된 프로젝트 인도물을 공식적으로 인수 승인한다. 이에 범위관리계획서와 더불어 범위 기술서, 인수 대상 목록(WBS), 인도물을 받아 인스펙션을 진행한다. 인스펙션은 인도물이 기준에 충족하는지를 판별하며 여기엔 검토, 검사, 워크스루, 측정 등이 포함되며 이 과정을 통해 인도물을 인수하고 내용 중 문제가 되는 부분에 대해서는 변경 요청 및 시정조치를 요구한다. 인수에는 선 테스트에 대한 통합결과로서 승인의 결과물을 남기며 참여한 인력의 검증을 받는다.

 

: 프로젝트 내 미결사항에 대한 해결 등을 포함하여 프로젝트 종료를 위한 계약을 완료하고 청산한다. 이때 업무도 종료가 되지만 예산에 대한 결과도 마무리한다. 프로젝트에 필요했던 구매관리, 계약관리계획서를 토대로 계약 검사를 진행하고 계약 파일, 인수확인서 등을 챙겨 계약을 종결시킨다. 계약 종료는 말 그대로 행정적 종료이기 때문에 보통은 실 프로젝트 기간 전에 대부분 완료 처리를 하고 후속 건이 있다면 이에 대한 준비를 시작한다.

 

: 프로젝트를 공식적으로 종료하기 위한 관리 프로세스의 모든 활동을 마무리한다. 이를 위해서는 계약종결(제품 검증 포함, 계약 자체 종결) 절차와 행정 종결(프로젝트 기록 및 조직 해체) 절차가 포함되며 계약문건, 성과물을 바탕으로 계약종결, 행정 종결 순으로 마무리한다. 이러한 종료는 단순히 업무가 끝난 것이 아니라 고객과의 신뢰 관계를 구축한다는 의미에서 계획만큼이나 중요하다. 이를 위해 가시적인 절차를 통해 설명하고 이해시키는 과정이 필요하다. 그렇지 않은 경우 여러 문제가 발생할 소지가 있으며 프로젝트가 종료되지 않고 계속 지연이 되는 경우가 발생할 수 있다.

 

   – 최종산출물에 대한 인수 확인 실시

   – 프로젝트 최종 리뷰

   – 프로젝트 보고서 제출

   – 대금 처리

   – 프로젝트 할당 자원 해제 및 철수

   – 프로젝트 파일 보관

 

이 과정에서 인수 회의가 개최되고 프로젝트 최종 리뷰를 실시한다. 최종 리뷰는 프로젝트 계획, 조직, 수행, 관리, 재정 등 모든 분야를 포함하며 성공적인 부분과 향후 개선이 필요한 부분 등을 인식시킨다. 이는 고객이 프로젝트를 내재화하고 추후 개선 가능성을 확인하는 중요한 일이다. 이 자리엔 모든 이해당사자가 참석하여 회의의 목적을 명확히 하고 그간의 노고를 위로하고 서로 축하는 자리의 역할도 수행한다.

 

 

회고 또는 교훈. 이는 프로젝트에서 발생한 변경과 그 원인 및 결과를 기록한 문서이다. 프로젝트 변이의 원인, 채택된 시정 조치의 이면 논리, 범위 변경 통제로부터 얻게 되는 교훈들은 해당 프로젝트뿐만 아니라 수행 조직의 다른 프로젝트를 위한 자료 및 베이스라인 설정과 성과측정 기준으로서 반드시 문서화하여야 한다. 이는 추후 기업 및 조직의 자산으로서 지식경영의 근간이 된다. 이러한 마무리에는 특히 성공만이 있는 것이 아니다. 성공을 위한 여러 실패도 매우 소중하게 다뤄야 하며 이런 경험치들이 쌓여 누구도 갖지 못한 무형자산이 될 수 있다.

 

그렇다면 이 교훈을 보다 잘 습득하는 방법은 뭐가 있을까? 이는 프로젝트 전 생명주기를 통해서 얻어져야 하며 매 주요한 단계의 종료 시마다 빠짐없이 리뷰되어야 하며 모든 사항이 정확하고 자세히 분석되고 기록되어야 한다. 그러면서 이해당사자 간 상호 공유를 통해 같은 인식과 목적을 상기시켜 방향성을 잃지 않도록 해야 하는 과정들을 지켜나가야 하는 것이다. 특히나 성공적인 부분들은 Best Practice로서 반복, 적용할 수 있는 자료화하며 성공도 등급을 나누어 차등화할 수 있도록 한다. 

 

프로젝트는 발주자도 그렇고 수행자도 상기의 절차를 통해 모두 종료 과정을 거친다. 특히 맨 마지막 과정으로서 전체 Warp up 시간을 갖는 것은 매우 가치 있는 작업이다. 이는 후속 단계의 작업 시작을 원활하게 해주고 자연스러운 인수인계가 이뤄질 수 있는 실마리를 제공한다. 투입된 팀원들은 성과를 평가하고 경력을 상담하며 추후 건설적 제안이나 권고를 모두가 할 수 있는 통로를 개설하여 활성화한다면 더할 나위가 없을 것이다. 모든 교훈은 자발적 참여와 함께 얻어질 수 있으며 포괄적 사후검토로서 어쩌면 가장 중요한 끝맺음 작업이다.