수주 - freetet

외주

외주(Outsourcing)는 프로젝트 조직이 해당 업무 또는 기술에 대한 노하우나 경험 등이 부족하거나 개발 인력 또는 예산 등이 부족하여 외부 제삼자에게 대상 업무의 일부 또는 일체를 위탁하여 처리하는 방식을 말한다. 이러한 외주를 고려하는 배경에는 자체 기술력이 미흡 또는 없을 때, 자체 개발 시 예산이 부족할 때, 여유가 없고 시간을 절약하고자 할 때 또 개발인력이 부족할 때 많이 활용한다.

근래 들어 외주를 심각히 고민하는 경우는 인력난 때문이다. 코로나 때 더 심화한 인력난은 인력이 당장 필요한 기업에는 재앙 같은 수준이다. 웬만한 기술력이 있는 개발자들은 대기업에서 모두 데려가고 시장엔 사람이 있으나 사람이 없는 상황. 그러다 보니 정규직도 직장을 그만두고 프리랜서로 뛰는 경우도 많이 발생하고 있다. 여기엔 급여가 가장 큰 이유가 되고 있으며 워라밸 등을 중요시하는 풍조도 한몫하고 있다.

그래서 외주가 더욱 중요해지고 이를 사업화하여 서비스하는 곳도 많아지고 있다. 특히나 사람을 구하기 힘들어지니 정규직이 아닌 외주계약 형태로 지속 운영 중인 곳도 많이 생겨나고 있다.

외주계약 형태

외주를 주고자 하는 경우, 계약 시 위임을 할 것인지 파견을 할 것인지부터 프로젝트의 전체 또는 부분을 할당할 것인지 아니면 사람만 필요한 것인지도 사전에 확인하고 판단해야 한다. 그러기 위해서는 외주업체를 선정해야 하는데 크게 두 가지가 있다.

✔️ 정량적 기준: 초기 비용, 유지보수 비용, 비용 영향력 등을 전반적으로 고려

✔️ 정성적 기준: 조직 또는 프로젝트와의 호환성, 연계성, 업체의 이전 프로젝트 정보, 외주 관리 수행조직의 역량 고려

이러한 외주업체에 대한 평가 방법에도 Survey, 이전 프로젝트 리뷰, 품질시스템 등이 있으며 상황에 따라 적절하게 선택하여 평가한다. 이렇게 업체가 선정된다면 외주계약을 진행하게 된다. 이 과정에서 각자의 입장 차로 시일이 오래 소요될 수도 있고 예외 사항들도 나타날 수는 있으나 기본적인 계약 형태 안에서 보면 다음과 같다.

🚩고정가격계약

: 규정된 공사/서비스에 대한 대가가 확정된 계약이다. 이는 사전에 정의된 공사/서비스에 대해서 고정가격을 정하여 진행하는 것으로 계약 단계에서 제품(공사/서비스)에 대한 정의가 명확한 경우 많이 사용된다. 그렇지 않다면 발주자는 원하는 결과물을 얻지 못한 위험성이 있으며 수주자는 발주자의 요구사항에 따라 추가적인 비용이 발생할 수 있는 위험성도 공존한다.

🚩실비정산계약

: 실제 발생한 비용에 대해 지불하는 계약이다. 실비는 보통 직접비와 간접비로 구성되는데 직접비는 이윤이 배제된 비용으로 프로젝트 수행을 위해 직접적으로 소요되는 인건비, 재료비, 경비 등이 여기에 포함된다. 간접비는 사업 수행을 위한 비용으로 수행 조직에 의해 프로젝트에 할당된 비용으로 보면 되며 대부분 경비성의 비용이 해당한다. 이 계약 방식은 고정가격계약 대비 계약 특유의 위험이 없으며 내용 변경 등에 대하여 발주자에게 최대한의 유연성을 제공할 수 있다.

🚩단가계약

: 사전에 약정된 단가에 의해 대금을 지급하는 계약이다. 단가가 고정되므로 원가 변동에 대한 위험은 수주자가 부담하는데 단가는 예상 수량을 기본으로 산출하기 때문에 실제 수량과의 오차가 일정 범위 이상으로 커지게 되는 경우 단가를 조정할 수 있도록 유연성을 가지고 계약함이 좋다.

문제점들

외주계약은 외주를 주기 이전에 내부고객을 대상으로 한 외주로서 생각해 볼 수도 있다. 그렇기 때문에 작업 범위와 목적물에 대한 명확한 정의, 항목들, 예산 및 변경 가능성과 빈도, 업무의 전문성과 표준화 정도를 충분히 따져서 계획을 세워봐야 한다. 그러고 나서 자체적인 역량과 상황에 따라 어떤 부분을 의뢰할 것인지 결정하고 이에 맞춰 업체 선정과 계약이 진행되어야 한다.

이렇듯 치밀한 계획과 명확한 목표를 가지고 외주계약이 되더라도 발주자와 수주자 사이에는 여러 문제로 간극이 생길 수 있는데 이는 해결해야 할 문제로 계약 전 상호 인식하고 협의해 나간다면 원만히 진행될 것이다.

♾️ 수/발주단계

: 무엇보다 상호 간 의사소통을 원활히 하는 데 장애가 있을 수 있어서 이에 따른 이해도가 부족할 경우가 많다. 또한 용역의 범위와 예산도 조정의 대상이 될 수 있으며 개발자의 능력이나 역할도 중요한 잣대가 되고 정해진 시간 내에 인력을 확보해야 하는 어려움도 있다. 하지만 계약까지의 일이다.

♾️ 용역수행단계

: 관리상 문제가 항시 있다. 특히 공정과 품질에 대한 이슈는 하나씩 해결해 가야 한다. 잘 진행되고 있는 업무도 이해 부족에 따른 예외 사항을 발견할 수 있으며 이는 의사소통의 폭을 넓혀 소통해야 한다. 예기치 않은 요구사항이 잦아질 수도 있고 뜻하지 않은 인력 변경이 발생하기도 한다. 이런 과정들이 가시성을 확보하기가 쉽지 않아 추가적인 비용 발생에 따른 껄끄러운 상황이 생길 수 있다.

♾️ 인수인계단계

: 용역수행의 결과이다. 납품되는 최종산출물에 대한 품질 문제가 실제 인도 단계에서 발생하는 경우도 많다. 이런 사항들은 납기를 못 맞추는 아주 심각한 상황을 초래하며 초과 비용, 소유권 시비 및 불충실한 문서나 인수인계 문제도 많다. 서로의 입장만 내세우다 보면 어느 한쪽의 입장만을 고려할 수도 없다.

내 조직 내에서의 일도 힘들지만 이를 외주로 주면서 생기는 문제는 더 많이 생길 수밖에 없다. 하지만 그만큼 서로 신경을 쓰고 업무에 충실하게 임한다면 문제가 아닌 성과로, 더 나아진 모습으로 함께할 수 있는 관계로 발전할 수 있다. 여기엔 업체선정까지의 철저한 과정, 그리고 의사 소통라인의 강화 및 지속적 모니터링과 관리가 병행되어야 함은 당연하다.

※ 정규직 싫어요!

시장에 막 들어온 신입사원들을 빼고는 어느 정도 경력과 실력 있는 인력들이 회사를 그만두는 사례가 많아지고 있다. 이런 그들에게 이야기를 들어보면 최우선적으론 급여이고 두 번째는 자신의 조건에 맞는 일자리를 찾을 수 있다는 것이다. 하지만 프리랜서도 마냥 좋은 것만은 아니다. 지속적인 일거리를 스스로 만들어야 하며 시장에서 살아남기 위해선 끊임없이 공부하고 기술력을 계속 보강, 확대하여야 한다. 남이 대신 해주던 일을 스스로 해야 하는 1인 기업가로서 자리매김하지 않으면 사실 어디서 일하던 똑같을 수밖에 없다. 즉 직장인이 아닌 기업가가 되어야 한다.

프로젝트 발주

프로젝트 발주는 고객의 니즈를 내부적으로 충족할 수 없는 경우 조직 외부로부터 제품, 서비스 또는 특정 결과물을 조달하는 것이다. 이를 전담하는 인력은 흔히 발주 PM이나 발주업무 담당자라고 볼 수 있는데 실제 프로젝트를 진행할 PM의 입장에서도 프로젝트 배경과 필요성을 제대로 파악하는 것이 프로젝트의 요구사항 분석과 성공을 위한 필수적이다.

발주는 공개적인 방식 또는 제한된 정보망 등을 통해서 공유된다. 사업자들은 항시 발주 이벤트를 주시하고 있으며 언제든지 진행할 준비를 하고 있다. 누가 먼저 소식을 접했느냐도 중요하지만 제한된 시간 내에 모든 역량을 투입할 수 있는 여건도 또한 중요하다. 어찌 보면 중요하지 않은 것이 하나도 없다.

프로젝트 제안

제안서는 프로젝트 사업자 선정을 위한 기술평가를 통해서 수주 경쟁화한다. 이를 통해 사업제안자들의 사업수행역량을 체크하고 각 제안 별 핵심 사항과 역량 검증을 통해 최적의 사업자를 하나둘 선별해낸다. 이런 제안의 흐름은 일반적으로 다음의 단계를 거친다.

🚩제안요청서

: RFP(Request For Proposal)라고 말하는 것. 사업에 대한 고객의 세부적 요구사항이 정의되어 있고 제안을 위한 기본 틀과 요건을 제시한다. 다양한 형태의 제안서가 존재하지만 가장 중요한 것은 원하는 것이 무엇인지, 이를 통해 최종 결과물의 이미지가 무엇인지 명확하게 제시하는 것이다. 가끔 고객 스스로가 무엇을 할지 제대로 모르면서 부실한 RFP를 내는 경우가 있는데 이건 시장에서도 매력도가 떨어지며 그 누구도 참여할 이유를 찾지 못하기에 이 또한 잘 만들어야 한다. 그러기 위해선 고객도 공부가 많이 되어 있어야 하며 자신들의 약점과 강점을 알고 조직적인 대응을 해야 한다.

🚩제안서

: RFP가 뜨고 나서 사업을 검토 후 제안에 응할 목적으로 작성하는 것. 사업을 어떻게 수행할지 포괄적으로 정리하며 고객이 평가를 통해 결정할 수 있는 근거 자료와 신뢰를 줘야 한다. 즉, 요구사항에 대한 구체적인 방안과 제안사의 사업수행 능력을 명확히 보여줘야 한다. 여기서 최우선은 고객 만족이다. 이를 우선순위로 내용을 작성하며 사업수행을 위한 다양한 투입자원을 고려하여 현실적인 사업 범위를 결정, 제시한다. 특히 경쟁사 대비 차별화는 추후 POC(Proof Of Concept) 나 BMT(Bench Marking Test) 등을 염두에 두고 변별력을 가질 필요가 있다.

🚩계약

: 선발된 다수명의 심사자 및 심사조직을 통해서 제안심사가 진행된다. 몇 단계에 걸쳐 심사 결과들이 발표되기도 하는데 계약 성사를 위해 제안서를 토대로 제안프로젝트를 본격적으로 진행한다. 제안 분석과 전략 수립, 목차를 구조화하고 핵심 내용을 선별 후 예상 질의까지 준비한다. 제안발표를 하고 당 제안이 타당하다고 평가되면 사업자가 선정된다. 협상을 통해 최종사업자를 가리게 되면 계약이 진행된다. 계약에는 RFP와 제안서를 토대로 여러 법리해석과 최종견적이 완성된다. 사업 대가는 프로젝트 단계별로 고려하고 규모와 자원투입, 시간을 기준으로 산출한다.

RFQ, RFI, 그리고

프로젝트 발주를 위한 RFP는 봤는데 이와 비슷한 RFQ, RFI, RFB 등 여러 용어도 볼 수 있다. 이것들은 프로젝트 진행을 위한 분야별 세부 확인을 위해 쓰이는 것들인데 주요한 것만 살펴보면 RFI(Request For Information)는 사전정보요청으로 RFP를 작성하기 전 프로젝트에 필요한 여러 정보나 환경 등을 파악하기 위한 자료로 쓰인다. 특히 기술 부분에 있어 내부 역량에 따른 외주 여부 등을 사전에 파악해 볼 수 있으며 일차적인 필터 기능도 포함한다. RFQ(Request For Quotation)는 제안 견적요청서로 예산 중심의 문건이다. 즉, 적절한 프로젝트 비용을 파악할 필요가 있는데 RFP 요청 시 RFQ도 같이 요구하는 경우가 많으며 두 문건을 같이 검토하여 평가의 기초로 다룬다.

프로젝트 수주

제안서 작성의 최종 목적은 프로젝트 수주이다. 아무리 제안서를 훌륭하게 작성하였어도 프로젝트를 수주하지 못하면 그 제안서는 아무런 의미가 없다. 결국 가격 부분을 제외한 나머지 부분, 제안사는 고객의 이번 사업을 다른 누구보다도 잘 이해하고 있으며, 최고의 솔루션(제안된 솔루션을 이행할 계획과 인력, 기술, 그에 대한 풍부한 경험)을 제안하여 제안사를 선택할 경우 성공적인 프로젝트를 수행할 것을 보장한다는 내용을 빠짐없이 담고 있어야 한다. 제안서는 고객의 요구사항을 정확하게 파악하고 고객과의 원활한 커뮤니케이션, 구체적 서비스 내용을 제안서에 어떻게 표현했는가에 따라 그 결과가 좌우된다.

다시 말해 제안서는 단순한 제안 문서로서의 의미보다 제안 업체의 사업역량의 위상을 표현하는 최고의 서비스 상품이 되어야 한다. 그렇기 때문에 사업자 스스로 질문과 답을 해야 하고 고객 이전에 먼저 설득이 되어야 한다. 그러고 나서 고객을 설득한다. 그러기 위해서 정말이지 어디에 내놔도 당당한 제안서라는 상품을 만들 필요가 있다.

※ 템플릿

요즘처럼 넘쳐나는 정보 속에서 자료가 없이 일을 못 했다는 건 말이 되지 않는 세상이 되었다. 그런데 정작 중요한 것은 형식도 형식이지만 내용이 먼저다. “고객이 원하는 것이 무엇인가?”에 대한 깊은 고민은 책상 앞에서 만으론 해결되지 않는다. 그러니 틀이 짜졌다면 열심히 더 뛰어다녀야 한다. 그러면서 체득한 내용들을 채워 넣어야 한다. 그러나 지금 당장 일어나 움직이자!

외주 관리 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

외주