의사소통의 관리는 프로젝트 정보가 시의적절하고 적정한 생성, 수집, 분리, 저장, 배분 등을 위해 필요한 프로세스들의 집합이다. 이를 통해 프로젝트와 관련된 이해당사자들이 필요로 하는 정보와 의사 교환을 할 수 있다. 우리가 진행하는 프로젝트에는 수많은 자원이 투입되는데 일하기 위한 가장 중요한 자원은 사람이다. 이 사람들은 출신도 학력도 성별도 취향도 성격도 모두 제각각이기에 이들 간의 의사소통이 미흡하거나 부재할 경우 우리가 생각할 수 있는 모든 재앙이 현실이 될 수 있다.

의사소통

의사소통? 그거 누구나 다 아는 거지. 意思疏通. 의사소통은 크게 이야기하여 의미 있는 정보를 전달하는 과정이라고 할 수 있으며 두 명 이상의 사람 사이에 구두나 여러 방법으로 의사나 감정을 전달하고 반응하며 상호 간의 의미를 추론하는 과정들을 말한다. 이런 의사소통의 방법들은 워낙 다양하고 눈에 보이고 보이지 않는 것들이 섞여 있는데 프로젝트에서는 보다 명시적이고 명확한 소통 방법이 필요하다. 즉, 중요한 것은 여러 이해당사자의 프로젝트 정보요구를 식별하는 것이다.

의사소통 관리

프로젝트 내 의사소통에서 가장 중요한 것은 다시 이야기하자면 이해당사자들의 프로젝트 정보 요구사항을 식별하는 것이다. 그래서 의사소통 관리계획은 프로젝트 관련 조직이나 개인에게 일관성 있게 정보가 전달되어야 하며 이를 통해 의사결정이 올바르게 이뤄지도록 해야 한다.

이러한 의사소통 관리계획 시에는

🚩 어떤 정보가 언제 수집되어야 하는가

🚩 누가 이 정보를 접수할 것인가

🚩 수집된 정보의 취합, 저장에는 어떠한 방법을 사용할 것인가

🚩 보고는 누가 누구에게 하는가

🚩 보고체계는 어떻게 정의할 것인가

🚩모든 보고 단계별 정보의 배포 주기는 어떻게 결정할 것인가

등을 깊이 있게 고려해야 한다. 이를 위해서 여러 문서양식, 템플릿 및 시스템을 적극적으로 사용하면 의사소통의 부가적인 업무를 줄이며 이해관계자별로 상이한 형태들을 하나로 통일시킬 수 있고 필요시 자료들을 선별하여 공유하는 등 시간과 비용을 획기적으로 개선할 수 있다. 그래서 이러한 관리에는 시스템을 최대한 활용해서 운영한다.

의사소통 종류와 프로세스

프로젝트에서 의사소통의 종류에는 몇 가지가 있다.

✔️ 회의: 이해당사자들 간의 상호 작용과 이해를 명확화한다. 사전 준비와 마무리가 필요하고 회의를 잘 끌어내 갈 퍼실리테이터(회의 구성원 간 상호작용을 촉진하여 목적을 달성하도록 돕는 전문가)의 도움을 받아 효율적인 관리를 통해 시간과 비용의 낭비를 줄여야 한다.

✔️ 보고: 이슈, 문제점 및 여러 상황을 주기/비주기적으로 알릴 필요가 있을 시 진행한다. 보고를 위해서는 사안의 근거가 필요하고 충분한 정보를 바탕으로 보고받는 주체에 따라 차등적인 내용이 필요하다.

✔️ 발표: 공식적인 장소에서 여러 이해당사자에게 문서화된 시청각 자료를 활용하여 발표자의 설명과 함께 정보를 전달하는 것이다. 다만 일방적인 정보전달이 될 수 있으며 청자가 이 정보를 제대로 이해했는지는 파악하기 어렵다.

✔️ 시스템: 이메일, 메신저, 협업툴 등을 활용한 공식/비공식적 방법으로 시공간의 제약 없이 의사소통을 할 수 있는 훌륭한 도구이다.

✔️ 비공식적 접촉: 전화, 방문 등 열린 의사소통을 위한 자유로운 환경을 조성하는 방법이다. 다만 개인적이고 공식화하지 않는 접촉은 공식적인 의사소통 채널을 무너뜨릴 수 있어 조심하여야 한다.

그리고 의사소통의 프로세스는 다음과 같다.

1️⃣ 계획 수립: 프로젝트 이해당사자의 정보 및 의사소통 요구 결정, 즉 누가 어떤 정보를, 언제 필요로 하고 어떻게 전달할 것인가에 대한 결정 단계로 안건이 될 요구사항을 문서로 정리한다.

2️⃣ 정보 배포: 필요 정보를 적시에 프로젝트 이해당사자들이 활용할 수 있도록 공유하는 단계로 의사 소통계획에 대한 문건을 전달한다. 이는 의사소통 이전에 전달이 되어야 한다.

3️⃣ 성과 보고: 업무 수행과 관련한 정보를 수집, 배포하는 것으로 상태 보고, 진도 측정 및 예측이 포함된다.

4️⃣ 의사소통 종료: 단계 또는 프로젝트 완성을 공식화하기 위해 정보 발생, 수집, 배포하는 것으로 이해당사자들의 요구사항을 만족시키고 이슈를 해결하기 위해 의사소통을 관리하는 것이다.

의사소통 양식들

회의는 되도록 짧게 하라고 한다. 더 나아가선 회의가 필요 없도록 하자고는 하지만 현실적으로 어렵다. 그러다 보니 많은 회의가 실패로 끝나는데 그 특징들을 보면 회의만 하고 논의는 없고, 논의는 하지만 결정되는 것이 없으며 결정했지만 실행이 없어서 결국 아무도 책임을 지지 않는 것(남 탓!)이다. 그래서 앞선 프로세스와 종류를 적절히 선택하고 관리한다면 매우 효과적이고 효율적인 의사소통을 할 수 있다. (기록을 남겨야 한다.)

♾️ 회의록: 목적과 개요, 시간, 자료 숙지, 의사결정 위주의 정리, 쟁점에 대한 독립적 회의, wrap-up 등 정리와 함께 회람하여 오해가 없도록 한다.

♾️ 보고서: 정기 보고를 기반으로 일간/주간/월간/분기별 등 공식 보고를 하며 기타 비정기적인 수시 보고 등을 하는데 필요한 프로젝트에 적합한 양식을 개발, 사용한다.

♾️ 공문: 조직 간 공식적 문서로 프로젝트 진행단계별로 필요시 처리한다. 다만 잦은 공문은 피로감을 높일 뿐이며 이는 프로젝트를 중심의 조직 간 이해와 배려로 업무 순조롭게 진행하는 노력이 필요하다.

※ 커피 한잔, 담배 한 개비

일은 힘들다. 하지만 일보다 더 힘든 건 사람이다. 특히나 프로젝트에서 만나는 사람은 동료 아니면 적이고 필요하다면 적과의 동침도 서슴없이 해야 할 때가 있다. 내 마음같지 않다. 이럴 때는 사실 비공식적 접촉이 사람 사이의 기름칠을 하는데 좋은 방법이다. 요즘은 술도 별로 마시지도 않고 업무가 끝나면 바로 퇴근해버리는 일상들이지만 업무시간에서도 방해받지 않는 범위 내에서 커피 한잔, 담배 한 개비(담배도 잘 안핀다. 다른 좋은 것이 뭐가 있을까?)에 많은 업무가 실마리를 찾을 수도 있어 무조건 좋다 나쁘다는 것으로 판단하기엔 무리가 있다. 그러니 무조건 배척하기보다는 적당하게 활용해보면 어떨지.

“소프트웨어가 소수의 탁월한 능력을 갖춘 프로그래머에 의해 만들어지던 규모를 넘어서면서 소프트웨어 개발의 성패는 그 집단의 소프트웨어공학에 대한 숙달 정도에 크게 좌우된다.”

소프트웨어 공학의 첫 등장은 1968년 NATO가 지원한 한 콘퍼런스에서 시작되어 꽤 오랜 시간이 흘렀다. 이는 컴퓨터 소프트웨어 개발, 운영, 및 유지 보수에 관련된 체계적이고 표준화된 접근법에 대한 연구와 적용 기술로 이해된다. 이를 통해 고품질의 소프트웨어를 생산하고 시간과 비용을 최소화하며 고객과 사용자 요구사항을 충족하는 것이다.

그 결과물들은 공학적 원칙과 가이드라인으로 신뢰성, 확장성, 효율성, 보안성 및 사용성의 향상을 기대한다. 그래서 생명체와 같은 생명주기를 바탕으로 여러 기법, 도구 및 방법론이 고안되고 쓰이고 있다. 하지만 학문적 공학의 위치는 실제 현장에서 일하는 개발자들에게는 다소 생경하다. 이는 급변하는 IT 환경, 수요 대비 공급을 원활히 할 수 없는 교육적 생태계, 개발인력에 대한 대우 및 여러 편견 등으로 눈앞에 급한 불만 끄면 된다는 식의 대응에만 몰두한 결과이다.

현실은 현장에서 체득되는 지식도 있지만 학문적 고찰을 통한 지식과 지혜가 없이는 원하는 성과를 만들어낼 수 없다. 이는 수많은 무기를 지니고는 있으나 정작 아무런 전략, 전술도 세우지 않고 무작정 전장에 나서는 장수와 다를 바가 없다. 이제 개발자들은 모두 다시금 소프트웨어 공학을 찬찬히 살펴봐야 할 이유가 여기에 있다.

시작

무엇을 시작하든 제일 중요한 것은 “용어”를 제대로 알고 이해하는 것이다. 같은 용어라도 장소와 시간, 쓰임새 및 사람에 따라 모두 다를 수 있기 때문에 가장 먼저 다뤄야 할 용어를 정의하고 눈높이를 맞춰야 한다.

✔️ 프로그램
: 프로그래밍 언어로 작성된 source code (정적)
✔️ 소프트웨어
: 프로그램(source code)과 프로그램의 개발, 운용, 보수에 필요한 관련 정보 일체, 즉 산출물, 사용자 매뉴얼 등 모든 것을 포함한 것 (동적)
✔️ 시스템
: 필요한 기능을 실현하기 위해 관련 요소들을 어떠한 법칙에 따라 조합한 집합체

시스템은 모든 것은 포괄하며 소프트웨어도 시스템 내에서 다른 요소들과 상호 동작하는 하나의 시스템으로 볼 수 있다. 이러한 시스템의 기능과 성능이 잘 발휘되려면 시스템을 구성하는 모든 요소, 서브 시스템이 잘 작동되어야 한다. 즉, 제대로 만들어져야 하는데 소프트웨어의 경우 눈에 보이지 않는 비가시성과 복잡성을 모두 가지고 있다.

물리적인 하드웨어는 눈부시게 발전하면서 구체적인 성과들을 보여주는데 소프트웨어는 그렇지 못하다. 그러다 보니 소프트웨어를 등한시하게 되었으나 하드웨어를 작동시키는 것이 소프트웨어임을, 그 수요가 하드웨어 못지않게 폭발하면서 수많은 수요를 따라가지 못하게 되었고 여기서 소프트웨어 위기라는 것이 발생한다.

소프트웨어 위기

이러한 위기는 소프트웨어가 가지는 비가시성과 복잡성을 포함한 또 다른 특징이 있는데 첫 번째. 소프트웨어는 제조가 아닌 개발이라는 것이다. 제조와 개발이 비슷해 보이지만 가장 큰 차이는 제조는 능력별 결과물의 차이가 거의 없지만 개발은 개인의 능력이 매우 중요시되고 그 능력에 따라 결과물의 차이가 크게 난다는 것이다. 둘째. 소프트웨어는 소모되는 것이 아니라 품질이 떨어진다는 것이다. 소프트웨어는 소모성 상품이 아니다. 다만 계속 사용됨으로써 지속적인 사용자의 요구사항을 반영해야 하는데 이것이 여러 사유로 원활하지 않다면 품질은 자연히 떨어지게 되는 것이다. 셋째. 소프트웨어 관리 기술이 전체가 아닌 일부만 사용된다. 즉 개발 프로젝트에서 활용하는 관리지식체계(PMBOK)가 있는데 이를 필요한 부분만 일부 적용함으로써 그 효과를 제대로 보지 못하는 것이다.

✔️ 소프트웨어 위기
: 소프트웨어 생산성에 대한 심각한 인식

소프트웨어 위기는 생산성 외에도 많은 문제점을 가지고 있었다. 소프트웨어 개발 프로젝트는 예산을 초과하기 일쑤이고 개발일정의 지연도 반복되었다. 중요한 소프트웨어 개발에 필요한 개발자는 각자 가지고 있는 역량의 편차로 그 결과물의 수준을 예측 할 수가 없었으며 이는 결국 품질문제로 비화되었다. 다른 공산품과 달리 불량품에 대한 관리나 품질보증에 대한 정량적 개념이 부족했고 고객은 인도된 결과물을 신뢰할 수 없었다. 이러한 상황에서 문제를 재인식하고 타계하고자 하는 노력으로 공학적 접근이 대두되었다.

✔️ 공학
: 기술적 문제를 발견하고 기술적 해결책을 제시하는 학문으로 과학적이고 잘 조직된 지식을 현실적인 문제해결에 체계적으로 적용하는 것

공학의 특성은 자연과학하고 다르며 여러 제약사항이 있는데 우선 기간이 정해져 있고 예산도 정해져 있다는 것이다. 이러한 조건 하에서는 결국 최종적으로 기간을 얼마나 단축하고 보다 적은 비용으로 가능할 수 있는가에 대한 과학적 해법을 마련하는 것이다. 이 관점에서 소프트웨어를 개발하는 과정에서, 공학에서 쓰이고 있는 원리들을 적용하여 개발을 해보겠다는 것이 소프트웨어 공학이라고 볼 수 있다. 보다 효율적인 개발을 통한 생산성을 높이고 품질 좋은 소프트웨어를 제작하려는 것이 소프트웨어 공학의 취지이자 목적이다.

소프트웨어와 공학

✔️ 소프트웨어 공학
: 소프트웨어 개발에 필요한 이론이나 기술, 도구들에 관하여 연구하는 학문

다시 말해 소프트웨어 공학은 “품질 좋은 소프트웨어를 최소의 비용으로 계획된 일정에 맞춰 제대로 개발하는 것”을 말한다. 이러한 품질과 생산성 두마리 토끼를 모두 잡아야 하는 소프트웨어 공학은 방법, 도구, 프로세스 및 페러다임을 가지고 있다. 이는 소프트웨어 개발을 위해 생명주기를 통한 단계별 방법들을 연구하고 효율성과 효과성을 획득하기 위한 적절한 도구의 사용, 사용자 요구사항에 맞게 개발하기 위한 절차와 단계들, 그리고 상황에 맞게 적용가능하고 유연한 철학이 그것이다.

✔️ 방법: 어떤 결과를 생성하기 위해서 적용하는 기법과 절차
✔️ 도구: 더 좋은 방법으로 작업하기 위한 기기 또는 자동화된 시스템
✔️ 프로세스: 도구와 기법을 사용하여 작업하는 순서
✔️ 패러다임: 개발 스타일

이러한 4가지 요소를 바탕으로 소프트웨어는 유기체와 같은 생명주기를 갖는데 이는 계획 단계, 분석 단계, 설계 단계, 구현, 테스트, 유지 보수하는 과정으로 소프트웨어 개발 과정에서의 생산성을 향상시키고 품질 좋은 소프트웨어를 생산하여 고객을 만족시키려고 하는 최종적인 목표에 방점을 찍는다. 생명주기 내 각 단계는 일련의 활동을 포함하며 전체 소프트웨어 프로젝트에 대한 계획과 관리를 수행하고 개발 과정의 체계적인 구조화와 일정 관리를 지원한다.

✔️ 소프트웨어 생명주기(Software Development Life Cycle)
: 소프트웨어 제품 개발에서 시작하여 최종 사용자에게 배포되고, 유지 보수 및 폐기될 때까지의 전 과정으로 일반적인 작업단계는 다음과 같다.

– 요구분석: 고객과 사용자의 요구와 기대를 조사하여 프로젝트 목표를 정의
– 설계: 소프트웨어 기능, 구조, 데이터 흐름, 인터페이스 등을 결정
– 구현(개발): 설계 문서를 토대로 소프트웨어 코드 작성
– 테스트: 생길 수 있는 오류와 결함을 찾아내고 수정
– 배포: 개발된 소프트웨어를 최종 사용자에게 전달, 설치하여 사용할 수 있도록 함
– 유지보수: 소프트웨어가 효율적으로 동작하도록 지속적으로 업데이트하고 개선
– 폐기: 소프트웨어 수명이 끝난 경우, 안전하게 제거하고 관련 데이터와 자원을 처리

※ SWEBOK(Software Engineering Body of Knowledge)
: ISO/IEC 국제 표준화 기구와 IEEE(Institute of Electrical and Electronics Engineers)가 승인, 지원하고 전 세계 소프트웨어 전문가들이 협력하여 개발한 소프트웨어 공학 관련 전문 지식의 체계적 모음으로 소프트웨어 공학자들이 필요로 하는 기본 원칙, 개념, 기술 및 실천 방법을 포괄한다. 여기서 다루는 다양한 주제와 영역은 SDLC의 여러 단계에 지침을 제공하고 이는 소프트웨어 개발 및 관리의 범위와 효율성을 높이는 데 도움이 되며 소프트웨어 개발자에게 필요한 기술, 능력 및 전문적 역량을 개발하는 데 중요한 역할을 한다.

※ PMBOK(Project Management Body of Knowledge)
: 프로젝트관리협회(PMI:Project Management Institute)에서 개발한, 프로젝트 관리에 관한 전문 지식의 체계적 모음으로 ‘프로젝트관리지식체계’라고 하며 PM과 팀원들이 프로젝트를 계획, 실행, 통제하고 성과를 평가하는 데 필요한 일련의 표준 및 가이드라인을 제공한다. 이를 통해 프로젝트를 실천하면 프로젝트의 성공 가능성을 높이고 리스크를 최소화하는 데 도움을 준다.

의사소통 (프로젝트 성공률 1% 높이기)