프로젝트관리란?
앞서서 프로젝트에 대한 정의를 살펴봤다. 그렇다면 이 프로젝트를 관리한다는 것은 무엇을 의미하는가? 이 지점에서 관리라는 용어도 살펴보고 가자. 관리란 흔히 사람을 통제하고 지휘 감독하는 것이나 여러 시설이나 물건의 유지·개량 따위를 꾀하는 것을 말한다. 이를 프로젝트에 대입해 보면 목표를 세우고 계획을 짜며 일들을 수행하고 목표를 달성해 가는 과정에서 필요한 수많은 자원과 시간 그리고 노력은 프로젝트의 관리 측면이다. 이는 매우 필수적이고 중요하며 프로젝트와 관리가 별개가 아닌 하나로서 인식해야 할 필요성을 느낀다.
그래서 프로젝트관리는 “프로젝트 요구를 만족시키기 위해 지식, 기술, 도구 및 기법들을 프로젝트 활동 중에 사용하는 것“이라 할 수 있다. 다시 말해 프로젝트 요구사항을 충족시키고 만족시키는 것, 이를 위한 모든 요소를 잘 이해하고 관리하여 목적한 바를 달성해 나아가고 더 나아가 프로젝트의 성공적 완료를 가능케 한 자원, 특히 조직의 역량을 확보하고 강화하는 것이 그 이면이라고 본다.
그러면 이러한 프로젝트의 성공률은 얼마나 될까? 다소 오래된 자료이긴 하나 지금까지도 유효한 Standish Group의 2010년 Chaos Summary를 보면 30% 정도의 프로젝트만 성공한다고 한다. 그렇다면 나머지 70%는 실패한다는 이야기인데 그 원인은 주로 1) 요구사항의 부정확성 2) 사용자 환경의 이해 부족 3) 불충분한 자원 4) 비현실적인 사용자 기대치 5) 관리지원의 부족 6) 변경 관리의 미흡 7) 프로젝트 계획의 미비 등이라고 한다. 이는 곧 관리 부재의 결과이고 특정 몇몇 사람이 아닌 조직 전체의 문제로 비친다. 특히 관리의 제약 측면에서 살펴보면 다음과 같다.
프로젝트 관리의 3대 제약
프로젝트는 아래 3가지에서 절대 벗어나지 않는다. 이는 프로젝트의 성공과 실패를 구분하는 기준이며 모든 단계의 품질을 좌지우지한다.
● 범위
: 프로젝트에 존재하는 필요와 기대 사이의 요구사항이다. 프로젝트 초반 고객의 요구사항을 제대로 파악하지 못하면 범위는 계속 흔들린다. 상세한 요구사항은 프로젝트의 첫 단추다. 이를 위해 요구사항관리라는 별도의 프로세스를 만들어 놓고 있으며 이를 통해 유기적인 범위관리에 신경을 쓴다.
● 일정
: 프로젝트의 시작과 끝, 그 기간이다. 프로젝트계획 시 범위에 기반한 일정을 수립하지만 철저한 관리가 되지 않는다면 일정은 자연스럽게 지연이 된다. 프로젝트관리자는 일정에 민감해야 한다. 전체 일정과 하루 일정. 진척도는 관리되어야 하며 이슈가 발생하면 전파하고 해결책을 찾아야 한다.
● 원가
: 프로젝트에 할당된 예산은 타당한가? 제대로 된 수요조사와 시장조사를 통해 원하는 사양에 충족한 것들을 선별, 구매했는가? 특히 인건비는 제대로 평가받고 있는가? 예산이 부족하다고 제일 먼저 인건비에 손을 대지는 않았는가? 그래서 실력 있는 개발자들을 외면하고 있지는 않은가? 아니면 한 사람에게 너무 의존하는 것은 아닌가?
성공과 실패
모든 프로젝트는 성공하여야 한다. 그 끝을 위해서 모든 이해당사자는 서로 협력한다. 하지만 성공과 실패의 기준이 무엇인가에 대해서는 의견이 분분하다. 알고는 있지만 서로 상대적인 개념 사이에서 위의 3가지 제약은 훌륭한 기준을 마련해준다. 이를 바탕으로 프로젝트를 관리하고 관리의 성공과 실패 여부는 핵심 이해당사자들에게 달려있다.
이해당사자. 이들은 프로젝트와 밀접한 경영진, 개발자, 관리자, 고객 등이 있다. 이 중에서 고객의 요구사항에 얼마나 잘 부응했는가가 성공을 가늠한다. 3가지 기준에 충실한 관리, 그러면서 고객 요구사항의 충족. 성공은 멀리 있지 않다. 그만큼 실패도 성공의 반대편 가까운 곳에 서 있다. 부정확한 요구사항, 사용자의 몰이해, 충분하지 못한 자원들, 비현실적인 기대치와 무관심, 변화무쌍한 상황들의 관리 부재, 이들을 아우르는 계획의 미비. 그렇다고 유명하단 프로세스나 방법론이 모든 문제를 해결해 줄 수는 없다.
프로젝트는 요리와도 같다. 여러 좋은 재료들을 모아 정해진 레시피대로 정성껏 요리하면 맛 좋은 음식 맛을 볼 수 있다. 이 요리에 있어 요리사는 전체적으로 볼 수 있어야 하고 집중하여 관리하며 문제가 발생했을 때 이를 개선하는 노력을 통한 최적화! 나에게 맛 좋은 음식도 중요하지만, 고객의 입맛에 맞게, 원하는 사항들을 충족시키고 더 나아가 미처 모르던 맛까지 제공한다면 프로젝트는 성공이라 말해도 부족하지 않다.
이해당사자
프로젝트에는 수많은 이해당사자가 존재하며 이들은 프로젝트의 성공 여부를 결정짓는 매우 중요한 개인 혹은 조직이다. 영어로는 stakeholder. ‘지주를 붙잡는 사람’이라는 뜻처럼 각각의 역할과 책임이 막중하다.
º 프로젝트관리자: 프로젝트 수행 전반의 책임자
º 고객: 프로젝트 결과물을 사용하게 될 개인 혹은 조직
º 기능부서 관리자: 프로젝트팀원이 속한 부서의 관리자
º 경영진: 프로젝트를 수행하는 조직의 최고 관리자
º 프로젝트부서: 프로젝트를 수행하는 사람 혹은 조직
이들은 그 특성과 영향력 수준에 따라 분류할 수 있고 각자의 이해 분야가 다르기 때문에 여러 갈등의 양상을 보일 수 있다. 이에 프로젝트관리자는 갈등 당사자 간의 이해의 합의를 구하고 해결책을 제시해야 하고 고객의 입장에서 움직여야 한다. 그래서 조직적인 대응으로 PMO를 구성하기도 하고 프로젝트 조직을 프로젝트 상황, 기업조직구조, 방침 등에 따라 기능 조직, 매트릭스 조직, 프로젝트 조직 등으로 나누어 사전에 결정하고 깊게 운영하여야 한다.
※ 너는 너, 나는 나
얽히고 섥힌 사람들로 북적이는 프로젝트에서 프로젝트관리자는 너무나도 중요하다. 그런데 요즘은 이런 부담을 떠안기 싫어 도망가는 사람들로 PM을 할만한 사람 찾기가 하늘의 별 따기 수준이다. 저는 개발만 하고 싶어요! 라는 사람들도 업무를 알아야 개발이 될 텐데 하물며 PM은 어떠할까? 세상은 바뀌어도 PM은 가치는 영원하다.