제안서

프로젝트 발주는 고객의 니즈를 내부적으로 충족할 수 없는 경우 조직 외부로부터 제품, 서비스 또는 특정 결과물을 조달하는 것이다. 이를 전담하는 인력은 흔히 발주 PM이나 발주업무 담당자라고 볼 수 있는데 실제 프로젝트를 진행할 PM의 입장에서도 프로젝트 배경과 필요성을 제대로 파악하는 것이 프로젝트의 요구사항 분석과 성공을 위한 필수적이다.

 

발주는 공개적인 방식 또는 제한된 정보망 등을 통해서 공유된다. 사업자들은 항시 발주 이벤트를 주시하고 있으며 언제든지 진행할 준비를 하고 있다. 누가 먼저 소식을 접했느냐도 중요하지만 제한된 시간 내에 모든 역량을 투입할 수 있는 여건도 또한 중요하다. 어찌 보면 중요하지 않은 것이 하나도 없다.

 

 

제안서는 프로젝트 사업자 선정을 위한 기술평가를 통해서 수주 경쟁화한다. 이를 통해 사업제안자들의 사업수행역량을 체크하고 각 제안 별 핵심 사항과 역량 검증을 통해 최적의 사업자를 하나둘 선별해낸다. 이런 제안의 흐름은 일반적으로 다음의 단계를 거친다.

 

 : RFP(Request For Proposal)라고 말하는 것. 사업에 대한 고객의 세부적 요구사항이 정의되어 있고 제안을 위한 기본 틀과 요건을 제시한다. 다양한 형태의 제안서가 존재하지만 가장 중요한 것은 원하는 것이 무엇인지, 이를 통해 최종 결과물의 이미지가 무엇인지 명확하게 제시하는 것이다. 가끔 고객 스스로가 무엇을 할지 제대로 모르면서 부실한 RFP를 내는 경우가 있는데 이건 시장에서도 매력도가 떨어지며 그 누구도 참여할 이유를 찾지 못하기에 이 또한 잘 만들어야 한다. 그러기 위해선 고객도 공부가 많이 되어 있어야 하며 자신들의 약점과 강점을 알고 조직적인 대응을 해야 한다.

 

: RFP가 뜨고 나서 사업을 검토 후 제안에 응할 목적으로 작성하는 것. 사업을 어떻게 수행할지 포괄적으로 정리하며 고객이 평가를 통해 결정할 수 있는 근거 자료와 신뢰를 줘야 한다. 즉, 요구사항에 대한 구체적인 방안과 제안사의 사업수행 능력을 명확히 보여줘야 한다. 여기서 최우선은 고객 만족이다. 이를 우선순위로 내용을 작성하며 사업수행을 위한 다양한 투입자원을 고려하여 현실적인 사업 범위를 결정, 제시한다. 특히 경쟁사 대비 차별화는 추후 POC(Proof Of Concept) 나 BMT(Bench Marking Test) 등을 염두에 두고 변별력을 가질 필요가 있다.

 

: 선발된 다수명의 심사자 및 심사조직을 통해서 제안심사가 진행된다. 몇 단계에 걸쳐 심사 결과들이 발표되기도 하는데 계약 성사를 위해 제안서를 토대로 제안프로젝트를 본격적으로 진행한다. 제안 분석과 전략 수립, 목차를 구조화하고 핵심 내용을 선별 후 예상 질의까지 준비한다. 제안발표를 하고 당 제안이 타당하다고 평가되면 사업자가 선정된다. 협상을 통해 최종사업자를 가리게 되면 계약이 진행된다. 계약에는 RFP와 제안서를 토대로 여러 법리해석과 최종견적이 완성된다. 사업 대가는 프로젝트 단계별로 고려하고 규모와 자원투입, 시간을 기준으로 산출한다.

 

 

프로젝트 발주를 위한 RFP는 봤는데 이와 비슷한 RFQ, RFI, RFB 등 여러 용어도 볼 수 있다. 이것들은 프로젝트 진행을 위한 분야별 세부 확인을 위해 쓰이는 것들인데 주요한 것만 살펴보면 RFI(Request For Information)는 사전정보요청으로 RFP를 작성하기 전 프로젝트에 필요한 여러 정보나 환경 등을 파악하기 위한 자료로 쓰인다. 특히 기술 부분에 있어 내부 역량에 따른 외주 여부 등을 사전에 파악해 볼 수 있으며 일차적인 필터 기능도 포함한다. RFQ(Request For Quotation)는 제안 견적요청서로 예산 중심의 문건이다. 즉, 적절한 프로젝트 비용을 파악할 필요가 있는데 RFP 요청 시 RFQ도 같이 요구하는 경우가 많으며 두 문건을 같이 검토하여 평가의 기초로 다룬다.

 

제안서 작성의 최종 목적은 프로젝트 수주이다. 아무리 제안서를 훌륭하게 작성하였어도 프로젝트를 수주하지 못하면 그 제안서는 아무런 의미가 없다. 결국 가격 부분을 제외한 나머지 부분, 제안사는 고객의 이번 사업을 다른 누구보다도 잘 이해하고 있으며, 최고의 솔루션(제안된 솔루션을 이행할 계획과 인력, 기술, 그에 대한 풍부한 경험)을 제안하여 제안사를 선택할 경우 성공적인 프로젝트를 수행할 것을 보장한다는 내용을 빠짐없이 담고 있어야 한다. 제안서는 고객의 요구사항을 정확하게 파악하고 고객과의 원활한 커뮤니케이션, 구체적 서비스 내용을 제안서에 어떻게 표현했는가에 따라 그 결과가 좌우된다.

 

다시 말해 제안서는 단순한 제안 문서로서의 의미보다 제안 업체의 사업역량의 위상을 표현하는 최고의 서비스 상품이 되어야 한다. 그렇기 때문에 사업자 스스로 질문과 답을 해야 하고 고객 이전에 먼저 설득이 되어야 한다. 그러고 나서 고객을 설득한다. 그러기 위해서 정말이지 어디에 내놔도 당당한 제안서라는 상품을 만들 필요가 있다.