종료

프로젝트 종료 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

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프로젝트 종료. 유종의 미!

프로젝트란 Kick-off를 한지가 엊그제 같은데 벌써 종료가 코앞으로 다가왔다. 계절도 바뀌고 그간 수많은 우여곡절과 어려움 속에서도 여기까지 온 모두가 대단한 일들을 해냈다. 이제 마지막 남은 업무를 잘 마무리하고 철수를 해야 한다. 철수에 대한 준비는 만만하지 않다. 하지만 중간과정에서 제대로 된 끝맺음과 시작을 했다면 그리 염려할 사항도 아니다. 잘 정리해서 최종 산출물을 별 탈 없이 인도하고 이제 당분간 머리 아픈 일들은 잠시 잊도록 해보자.
 
 

프로젝트 종료 프로세스

프로젝트 종료는 프로젝트 범위 검증, 계약 종료, 프로젝트 종료로 크게 3가지로 나뉜다.
 
🚩범위검증
 : 프로젝트 이해당사자들로부터 완료된 프로젝트 인도물을 공식적으로 인수 승인한다. 이에 범위관리계획서와 더불어 범위 기술서, 인수 대상 목록(WBS), 인도물을 받아 인스펙션을 진행한다. 인스펙션은 인도물이 기준에 충족하는지를 판별하며 여기엔 검토, 검사, 워크스루, 측정 등이 포함되며 이 과정을 통해 인도물을 인수하고 내용 중 문제가 되는 부분에 대해서는 변경 요청 및 시정조치를 요구한다. 인수에는 선 테스트에 대한 통합결과로서 승인의 결과물을 남기며 참여한 인력의 검증을 받는다.
 
🚩계약 종료
: 프로젝트 내 미결사항에 대한 해결 등을 포함하여 프로젝트 종료를 위한 계약을 완료하고 청산한다. 이때 업무도 종료가 되지만 예산에 대한 결과도 마무리한다. 프로젝트에 필요했던 구매관리, 계약관리계획서를 토대로 계약 검사를 진행하고 계약 파일, 인수확인서 등을 챙겨 계약을 종결시킨다. 계약 종료는 말 그대로 행정적 종료이기 때문에 보통은 실 프로젝트 기간 전에 대부분 완료 처리를 하고 후속 건이 있다면 이에 대한 준비를 시작한다.
 
🚩프로젝트 종료
: 프로젝트를 공식적으로 종료하기 위한 관리 프로세스의 모든 활동을 마무리한다. 이를 위해서는 계약종결(제품 검증 포함, 계약 자체 종결) 절차와 행정 종결(프로젝트 기록 및 조직 해체) 절차가 포함되며 계약문건, 성과물을 바탕으로 계약종결, 행정 종결 순으로 마무리한다. 이러한 종료는 단순히 업무가 끝난 것이 아니라 고객과의 신뢰 관계를 구축한다는 의미에서 계획만큼이나 중요하다. 이를 위해 가시적인 절차를 통해 설명하고 이해시키는 과정이 필요하다. 그렇지 않은 경우 여러 문제가 발생할 소지가 있으며 프로젝트가 종료되지 않고 계속 지연이 되는 경우가 발생할 수 있다.
 
   – 최종산출물에 대한 인수 확인 실시
   – 프로젝트 최종 리뷰
   – 프로젝트 보고서 제출
   – 대금 처리
   – 프로젝트 할당 자원 해제 및 철수
   – 프로젝트 파일 보관
 
이 과정에서 인수 회의가 개최되고 프로젝트 최종 리뷰를 실시한다. 최종 리뷰는 프로젝트 계획, 조직, 수행, 관리, 재정 등 모든 분야를 포함하며 성공적인 부분과 향후 개선이 필요한 부분 등을 인식시킨다. 이는 고객이 프로젝트를 내재화하고 추후 개선 가능성을 확인하는 중요한 일이다. 이 자리엔 모든 이해당사자가 참석하여 회의의 목적을 명확히 하고 그간의 노고를 위로하고 서로 축하는 자리의 역할도 수행한다.
 




 

Lessons Learned

회고 또는 교훈. 이는 프로젝트에서 발생한 변경과 그 원인 및 결과를 기록한 문서이다. 프로젝트 변이의 원인, 채택된 시정 조치의 이면 논리, 범위 변경 통제로부터 얻게 되는 교훈들은 해당 프로젝트뿐만 아니라 수행 조직의 다른 프로젝트를 위한 자료 및 베이스라인 설정과 성과측정 기준으로서 반드시 문서화하여야 한다. 이는 추후 기업 및 조직의 자산으로서 지식경영의 근간이 된다. 이러한 마무리에는 특히 성공만이 있는 것이 아니다. 성공을 위한 여러 실패도 매우 소중하게 다뤄야 하며 이런 경험치들이 쌓여 누구도 갖지 못한 무형자산이 될 수 있다.
 
그렇다면 이 교훈을 보다 잘 습득하는 방법은 뭐가 있을까? 이는 프로젝트 전 생명주기를 통해서 얻어져야 하며 매 주요한 단계의 종료 시마다 빠짐없이 리뷰되어야 하며 모든 사항이 정확하고 자세히 분석되고 기록되어야 한다. 그러면서 이해당사자 간 상호 공유를 통해 같은 인식과 목적을 상기시켜 방향성을 잃지 않도록 해야 하는 과정들을 지켜나가야 하는 것이다. 특히나 성공적인 부분들은 Best Practice로서 반복, 적용할 수 있는 자료화하며 성공도 등급을 나누어 차등화할 수 있도록 한다. 
 
프로젝트는 발주자도 그렇고 수행자도 상기의 절차를 통해 모두 종료 과정을 거친다. 특히 맨 마지막 과정으로서 전체 Warp up 시간을 갖는 것은 매우 가치 있는 작업이다. 이는 후속 단계의 작업 시작을 원활하게 해주고 자연스러운 인수인계가 이뤄질 수 있는 실마리를 제공한다. 투입된 팀원들은 성과를 평가하고 경력을 상담하며 추후 건설적 제안이나 권고를 모두가 할 수 있는 통로를 개설하여 활성화한다면 더할 나위가 없을 것이다. 모든 교훈은 자발적 참여와 함께 얻어질 수 있으며 포괄적 사후검토로서 어쩌면 가장 중요한 끝맺음 작업이다.
 
 
 
 
※ 쫑파티!
짧고도 긴 시간의 끝에서 같이 만나고 헤어지는 자리. 그간 혹시라도 맘에 담아둔 것이 있다면 이 자리를 빌려 털어버릴 수도 있고 서로의 고생을 보듬어주는 뜻깊은 자리이다. 하지만 요새는 이런 분위기도 점점 사라지고 있다. 이유야 여럿이지만도 일을 사람이 할지인데 뭔가 섭섭한 마음이 드는 건 어쩔 수 없다. 하지만 형식은 바뀌어도 마음만은 변하지 않았으면 좋겠다. 그래야 사람 사는 맛이 나지 않을까? 더불어 이런 인연들은 시간이 지나더라도 언젠가 또 만나게 되니 있을 때 잘해보는 것도 나쁘지 않겠다. 사실 원수는 외나무다리에서 만난다고 하지 않았는가? 누구도 아닌 나만의 원수는 결국 만나게 되어 있다. 정말 희한하지 않은가? 정말이다..

프로젝트생명주기 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

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프로젝트 생명주기!

일을 진행하는 과정에 있어서 그 단계와 절차들이 있는데 프로젝트에선 이를 생명주기(life cycle)로 표현하며 여러 단계(phase)를 통합적으로 지칭한다. 프로젝트 수행조직은 하나의 프로젝트를 여러 개의 단계로 구분, 관리하는데 이 단계는 프로젝트의 구성단위로 볼 수 있고 각 단계는 단계별로 중요한 산출물이 완료되는 시점이다. 이러한 단계는 종료 검토를 통해 다음 단계로 진행할 것인지를 결정하고 이 단계들이 모여 최종적인 프로젝트가 완성된다.

모든 프로젝트는 단계로 나눠진다고 이야기했다. 크든 작든 프로젝트와 상관없이 이 단계들은 일정한 생명주기를 가지는데 큰 틀에서는 엇비슷하다고 볼 수는 있으나 크게는 업종에 따라서도 그 내용이 상이하다. 그래서 동종업계의, 유사 프로젝트 성격을 가진 자료들을 바탕으로 이러한 생명주기를 참고하고 갖춰볼 수도 있다. 그러면서 내 프로젝트에 맞게끔 적용하거나 변경할 수 있다.

프로젝트관리 생명주기?

그간 프로젝트, 프로젝트관리, 생명주기 등 각각의 용어에 대해서 알아보았다. 그렇다면 프로젝트관리 생명주기는 무엇인가? 헷갈릴 수도 있지만 앞선 용어들을 참고해서 의미를 생각해 보자. 프로젝트 생명주기가 아닌 프로젝트관리에 대한 생명주기는 관리 절차, 관리프로세스라고 볼 수 있고 이는 각각 착수, 계획, 실행, 감시/통제 및 종료로 구성된다. 아래를 봐보자.

🚩착수
: 프로젝트의 시작이다. 고객이 프로젝트의 발의를 결정하고 수행조직에 전달되어 준비되는 이벤트이다. 첫 시작이기 때문에 이것저것 챙길 것이 많다. 그중에 몇 가지만 추려보면, 프로젝트 요구사항분석, 예비 범위 확인, 일정/예산 산정, 제약조건 확인, 이해당사자 분석, 성과기준 마련, PM 결정과 권한 부여, 팀 꾸리기 등이 있다. 이 모든 예비작업이 정의되고 기술되어 Big Picture로서 프로젝트계획이 수립된다.

🚩계획
: 앞서 그린 큰 그림을 바탕으로 프로젝트를 세세하게 계획한다. 프로젝트 관리계획, 실질적인 범위 기술서, WBS(Work Breakdown Structure), 각각의 액티비티와 우선순위, 기간, 자원할당, 비용산정, 품질계획, 인력/의사소통 관리, 위험관리 등 관리의 추상화 레벨을 내려가며 할 일들을 정리해 나간다. 이 계획들이 빠짐없이 세세하게 구축이 되어야만 프로젝트의 성공률을 끌어올리는 실마리가 될 수 있다.

🚩실행
: 이제 본격적인 활동의 시작이다. 프로젝트 구성원들에 대한 다양한 기초교육을 바탕으로 유관 조직, 기관, 업체들에 대한 선정 내지 작업지시, 본격적인 품질보증 활동을 토대로 도입된 방법론에 따라 지속적이고 점진적인 진행을 시작한다. 어떻게 보면 실행은 전체 프로젝트에서 약 20~30%에 해당하는 단계이다. 나머지 70~80%는 단순하게는 문서 형태로 귀결되는 모든 단계의 활동 산출물들이 담당한다. 근래에 들어 이런 부담을 줄이는 경량화되고 빠른 방법론들이 사용되고 있다. 다만 모든 경우를 포괄하는 것은 아니다.

🚩감시/통제
: 프로젝트의 빅브라더가 해야 할 일이다. 매 단계의 성과를 품질 기반으로 측정하고 진척을 관리한다. 문제가 발생하면 시정조치와 피드백을 받고 그 효과성을 평가하여 프로젝트에 재귀적 반영을 한다. 변경에 민감하며 비용을 통제한다. 위험 유발요인을 집요하게 추적하며 모든 활동을 감시한다. 감시라는 용어가 다소 거부감이 들 수도 있지만 감시가 몇몇 관리자가 하는 행위뿐만 아니라 프로젝트 모든 구성원이 해야 할 일이기에 그렇게 생각할 필요는 없다. 성공하고자 한다면, 성공의 책임은 모든 이해당사자 각각이다.

🚩종료
: 대망의 마무리 단계. 그간의 업무들을 총체적으로 정리, 마감한다. 산출된 결과물들을 고객에게 인도하고 승인을 득하며 프로젝트 전 과정을 통해 배울 것들, Lessons Learned를 문서화하고 공유한다. 점유된 자원들을 하나둘 해제하며 프로젝트는 서서히 끝날 기미를 보이며 종료된다. 완료 평가와 함께 최종 보고를 하고 고객관리 방안과 미결사항 등에 대한 복안을 논하고 오랜 시간의 마침표를 찍는다.


< 프로젝트관리 생명주기 >

관리영역들

업무를 하면서 우리 알고 있는 PDS, 즉 Plan – Do – See와 다르게 프로젝트는 시작과 끝에 따라, 여러 특성과 환경 등에 따라 그 생명주기는 각기 다르다. 그래서 앞선 5가지는 세부적으로 여러 가지 프로세스들로 구성되어 있다. 이는 흔히 PMBOK(Project Management Body of Knowledge, 현재 7판)이나 SWEBOK(Software Engineering Body of Knowledge, 현재 4판)등에 자세히 나와 있다. 프로젝트에서 이것을 모두 활용하기엔 다소 무리가 있고 그중 가장 핵심적인 단계들만이라도 제대로 관리한다면 프로젝트 성공률은 높아질 수 있다. 세세한 내용은 차차 다루기로 하고 여기서 알아 둘 것은 크게 두 가지이다. 프로젝트 목표 달성을 위한 Core 프로세스는 원가, 일정, 범위 단계, 그리고 목표 달성을 위한 수단으로써의 Facilitating 프로세스는 품질, 인력, 의사소통, 위험, 아웃소싱단계가 그것이다.

 

※ 한곳을 향해.
PM은 프로젝트를 성공적으로 완수하고 싶다. 격하게 하고 싶다. 그래서 나름의 넘치는 욕심과 의욕으로 시작하지만 높고 낮은 벽들에 계속 부딪히고 싸우면서 점점 의기소침해지고 소극적으로 변하며 전의를 잃기도 한다. 이때 무엇이 필요할까? 멘털이다. 멘털을 잘 붙들어 매어야 나 자신을 지킬 수 있다. 그리고 이걸 옆에서 지켜보는 구성원들은 PM을 이해하고 지지해줘야 한다. 설사 내부 총질(!?)을 해대는 상황이 발생할지라도 그건 나중 일이다. 팀은 왜 존재하는가?