착수

프로젝트 착수 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

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이제 시작이다!

프로젝트의 시작을 어디서부터냐고 물어보면 모두 제각각일 것이다. 왜냐면 처음 프로젝트를 기획한 단계부터 최종 계약이 성사되고 이후 수행을 위한 단계, 그리고 마무리까지 이해관계자가 모두 다 다르기 때문이다. 그간의 앞선 내용들에선 주로 기획부터 계약까지의 행정적 단계를 이야기했었고 여기의 참가자들은 현장의 관리자급 이상이 될 수 있다. 하지만 실제 프로젝트의 구성원으로 프로젝트를 끌어내 갈 현업의 입장에서는 이제부터가 진짜 프로젝트라고 볼 수 있다.
 
이제 프로젝트는 PM이 선임되고 필요한 인력들이 속속 합류하고 있다. 웬만한 규모 이상이라면 별도의 프로젝트 장소도 섭외가 되고 업무에 필요한 각종 장비도 마련된다. 몇 명 없고 비어있던 사무실에 활기가 돌고 눈에 띄게 바삐 움직이는 사람들과 손끝에 전달되는 타격감은 프로젝트의 긴장도를 슬슬 높여간다. 곧 일할 맛 나는 프로젝트 현장이 눈 앞에 펼쳐진다.
 
프로젝트라는 이름의 배는 모든 이들을 태우고 부두를 떠나고자 밧줄을 풀고 있다. 아직은 어수선하지만 들뜬 분위기를 다잡고 목표한 항구에 도달할 때까지 한마음 한뜻으로 나아가기 위해 선장은 리더십을 발휘한다. 굳이 형식을 따지자면 임무 수여와 같은 프로젝트 헌장을 만들곤 하지만 꼭 이런 형태가 아니더라도 프로젝트의 구심점을 잡아 프로젝트의 공식적인 출항을 다양한 형태로 기념한다. 같은 장소, 같은 시간 속에서 조직은 결속을 다져나간다.
 
※ 프로젝트 헌장: 프로젝트 사명서 형태로 볼 수 있다. 프로젝트의 목적과 목표, 범위, 산출물, 마일스톤을 크게 명시한다. 이를 통해 구성원과 고객의 프로젝트 이해도를 높이고 합의를 끌어내고 궁극적인 의사소통을 원활히 할 수 있는 근간을 마련한다. 특히 성과 측정 기준을 제시하여 거시적 관리 시점을 갖도록 한다.
 

 

프로젝트 관리계획

중요한 문서로 수립되는 단계이다. 관리계획에서 다루는 주요 내용은 프로젝트 전반에 걸쳐 세부 계획들을 정의, 준비, 통합, 조정하기 위한 필수적인 활동들이다. 그 면면을 보자면 중복/누락 업무 방지, 기간 준수, 예산운영, 품질 유지, 위험관리, 의사소통 기준과 방법, 용어/지표 정의 및 일관된 업무 활동 세팅 등이다. 당 문서는 단지 작성되는 것에만 그치지 않고 관리 프로세스를 통해 개정, 변경된다. 문서로만 존재하는 것이 아니라 이를 토대로 모든 활동을 진행하고 제어한다. 그만큼 중요하고 프로젝트와 같이 이 또한 생명주기를 가진다고도 볼 수 있다. 다음은 관리계획에 있어 주요한 구성 요소들이다.
 
🚩각종 산출물 집합
  • 프로젝트팀에서 선정한 프로젝트관리 프로세스
  • 단계별 산출물 (산출물이 꼭 문서 형태가 아닐 수도 있음) 
  • 프로세스 진행에 필요한 도구와 기법
  • 변경 사항 감시 및 통제 방법
  • 형상 관리
  • 이해당사자 간 의사소통 기법 및 방법
  • 성과평가 및 품질측정
  • 필요시 보조계획
 
🚩보조계획 (복잡도 증가)
  • 범위관리 계획
  • 프로젝트에 필요한 단계별 계획 (일정, 원가, 품질, 인력, 의사소통, 위험, 구매관리 등)
 
🚩기타
  • 마일스톤, 자원 현황관리, 기준선, 장애 관리대장 등
 
 

관리 도구 

PMIS(Project Management Information System)/PMS(Project Management System)라 불리는 도구들은 프로젝트가 존재하던 과거부터 있었고 그간의 개발 방법과 기술의 발전은 현시점에서 다양한 형태의 관리 솔루션들을 보여주고 있다. 이런 도구들은 주로 프로젝트 전반, 계획수립, 일정 관리, 진척 관리, 비용관리, 자원관리, 보고서 작성, 통계, 위험관리 및 의사소통 또는 이러한 여러 단계 중 특정 단계에 집중되어 있기도 하다. 그에 따라 다양한 회사에서 많은 솔루션을 선보이고 있어 이를 사용하는 입장에서 무엇을 선택해야 할지 난감한 경우가 많다. 특히나 근래엔 협업툴이 인기를 끌면서 접근법을 달리한 PMS의 형태를 띠기도 한다. 아래는 가트너에서 최근에 발표한 PMS 들인데 많기도 하다.
 

Best Project Management Software - 2023

< Best Project Management Software – 2023 >
 
이렇게 다양한 PMS 중 우리는 과연 무엇을 선택해야 하는가? 이 선택의 순간에 보통 2가지 관점으로 접근해 볼 수 있는데 첫째는 프로젝트 프로세스 및 조직에 얼마나 반영을 잘 시킬 수 있는지, 둘째는 필요로 하는 기능들을 얼마나 충족시켜 주는지이다. 더불어 사용자가 얼마나 쉽게 사용할 수 있는가도 매우 중요하다. 여기서 사용자 프로젝트 이해당사자들인데 이들은 소속이나 역할, 직위, 능력 등이 다양하기 때문에 관점에 기인한 중지를 모아 신중하게 결정하는 것이 좋다. 또한 기본적으로 갖추고 있는 조직, 인력, 문화 등 내재 역량 또한 무시할 수 없다.
 
이는 돈으로 살 수 없는 경우도 많으며 서로 간의 이해가 첨예하게 부딪히는 일도 다반사이고 업종이 무엇이냐에 따라서도 매우 다르기 때문에 현명한 선택이 요구된다. 만약 잘못된 선택으로 인하여 프로젝트 중반에 이를 변경할 일이 생긴다면 비용도 그렇지만 모든 것을 도구에 맞춰 진행해온 프로젝트 자체가 큰 위험에 빠질 수도 있기 때문이다.
 
 
 
 
※ 엑셀이 좋아!
MS Office의 엑셀은 정말 훌륭한 도구다. 기업 조직 내 시스템이 갖춰진 정도가 모두 다르더라도 가 가운데는 항상 엑셀이 존재한다. 그래서 비싸게 시스템을 도입해놔도 엑셀을 고집하는 경우가 많다. 하지만 프로젝트에서 선정한 도구가 있다면 이를 충분히 잘 활용하는 것에 집중함이 필요하다. 이 또한 의사소통 도구로 선택했기 때문이다. 그러니 엑셀은 잠시만 뒤로 하고 먼저 써보고 이야기하자. 써보지도 않고 뭐라 뭐라 말하는 것은 꼰대! 나 하는 거지 않는가?

프로젝트생명주기 (프로젝트 성공률 1% 높이기)

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프로젝트 생명주기!

일을 진행하는 과정에 있어서 그 단계와 절차들이 있는데 프로젝트에선 이를 생명주기(life cycle)로 표현하며 여러 단계(phase)를 통합적으로 지칭한다. 프로젝트 수행조직은 하나의 프로젝트를 여러 개의 단계로 구분, 관리하는데 이 단계는 프로젝트의 구성단위로 볼 수 있고 각 단계는 단계별로 중요한 산출물이 완료되는 시점이다. 이러한 단계는 종료 검토를 통해 다음 단계로 진행할 것인지를 결정하고 이 단계들이 모여 최종적인 프로젝트가 완성된다.

모든 프로젝트는 단계로 나눠진다고 이야기했다. 크든 작든 프로젝트와 상관없이 이 단계들은 일정한 생명주기를 가지는데 큰 틀에서는 엇비슷하다고 볼 수는 있으나 크게는 업종에 따라서도 그 내용이 상이하다. 그래서 동종업계의, 유사 프로젝트 성격을 가진 자료들을 바탕으로 이러한 생명주기를 참고하고 갖춰볼 수도 있다. 그러면서 내 프로젝트에 맞게끔 적용하거나 변경할 수 있다.

프로젝트관리 생명주기?

그간 프로젝트, 프로젝트관리, 생명주기 등 각각의 용어에 대해서 알아보았다. 그렇다면 프로젝트관리 생명주기는 무엇인가? 헷갈릴 수도 있지만 앞선 용어들을 참고해서 의미를 생각해 보자. 프로젝트 생명주기가 아닌 프로젝트관리에 대한 생명주기는 관리 절차, 관리프로세스라고 볼 수 있고 이는 각각 착수, 계획, 실행, 감시/통제 및 종료로 구성된다. 아래를 봐보자.

🚩착수
: 프로젝트의 시작이다. 고객이 프로젝트의 발의를 결정하고 수행조직에 전달되어 준비되는 이벤트이다. 첫 시작이기 때문에 이것저것 챙길 것이 많다. 그중에 몇 가지만 추려보면, 프로젝트 요구사항분석, 예비 범위 확인, 일정/예산 산정, 제약조건 확인, 이해당사자 분석, 성과기준 마련, PM 결정과 권한 부여, 팀 꾸리기 등이 있다. 이 모든 예비작업이 정의되고 기술되어 Big Picture로서 프로젝트계획이 수립된다.

🚩계획
: 앞서 그린 큰 그림을 바탕으로 프로젝트를 세세하게 계획한다. 프로젝트 관리계획, 실질적인 범위 기술서, WBS(Work Breakdown Structure), 각각의 액티비티와 우선순위, 기간, 자원할당, 비용산정, 품질계획, 인력/의사소통 관리, 위험관리 등 관리의 추상화 레벨을 내려가며 할 일들을 정리해 나간다. 이 계획들이 빠짐없이 세세하게 구축이 되어야만 프로젝트의 성공률을 끌어올리는 실마리가 될 수 있다.

🚩실행
: 이제 본격적인 활동의 시작이다. 프로젝트 구성원들에 대한 다양한 기초교육을 바탕으로 유관 조직, 기관, 업체들에 대한 선정 내지 작업지시, 본격적인 품질보증 활동을 토대로 도입된 방법론에 따라 지속적이고 점진적인 진행을 시작한다. 어떻게 보면 실행은 전체 프로젝트에서 약 20~30%에 해당하는 단계이다. 나머지 70~80%는 단순하게는 문서 형태로 귀결되는 모든 단계의 활동 산출물들이 담당한다. 근래에 들어 이런 부담을 줄이는 경량화되고 빠른 방법론들이 사용되고 있다. 다만 모든 경우를 포괄하는 것은 아니다.

🚩감시/통제
: 프로젝트의 빅브라더가 해야 할 일이다. 매 단계의 성과를 품질 기반으로 측정하고 진척을 관리한다. 문제가 발생하면 시정조치와 피드백을 받고 그 효과성을 평가하여 프로젝트에 재귀적 반영을 한다. 변경에 민감하며 비용을 통제한다. 위험 유발요인을 집요하게 추적하며 모든 활동을 감시한다. 감시라는 용어가 다소 거부감이 들 수도 있지만 감시가 몇몇 관리자가 하는 행위뿐만 아니라 프로젝트 모든 구성원이 해야 할 일이기에 그렇게 생각할 필요는 없다. 성공하고자 한다면, 성공의 책임은 모든 이해당사자 각각이다.

🚩종료
: 대망의 마무리 단계. 그간의 업무들을 총체적으로 정리, 마감한다. 산출된 결과물들을 고객에게 인도하고 승인을 득하며 프로젝트 전 과정을 통해 배울 것들, Lessons Learned를 문서화하고 공유한다. 점유된 자원들을 하나둘 해제하며 프로젝트는 서서히 끝날 기미를 보이며 종료된다. 완료 평가와 함께 최종 보고를 하고 고객관리 방안과 미결사항 등에 대한 복안을 논하고 오랜 시간의 마침표를 찍는다.

Project Management Lifecycle
< 프로젝트관리 생명주기 >

관리영역들

업무를 하면서 우리 알고 있는 PDS, 즉 Plan – Do – See와 다르게 프로젝트는 시작과 끝에 따라, 여러 특성과 환경 등에 따라 그 생명주기는 각기 다르다. 그래서 앞선 5가지는 세부적으로 여러 가지 프로세스들로 구성되어 있다. 이는 흔히 PMBOK(Project Management Body of Knowledge, 현재 7판)이나 SWEBOK(Software Engineering Body of Knowledge, 현재 4판)등에 자세히 나와 있다. 프로젝트에서 이것을 모두 활용하기엔 다소 무리가 있고 그중 가장 핵심적인 단계들만이라도 제대로 관리한다면 프로젝트 성공률은 높아질 수 있다. 세세한 내용은 차차 다루기로 하고 여기서 알아 둘 것은 크게 두 가지이다. 프로젝트 목표 달성을 위한 Core 프로세스는 원가, 일정, 범위 단계, 그리고 목표 달성을 위한 수단으로써의 Facilitating 프로세스는 품질, 인력, 의사소통, 위험, 아웃소싱단계가 그것이다.

 

※ 한곳을 향해.
PM은 프로젝트를 성공적으로 완수하고 싶다. 격하게 하고 싶다. 그래서 나름의 넘치는 욕심과 의욕으로 시작하지만 높고 낮은 벽들에 계속 부딪히고 싸우면서 점점 의기소침해지고 소극적으로 변하며 전의를 잃기도 한다. 이때 무엇이 필요할까? 멘털이다. 멘털을 잘 붙들어 매어야 나 자신을 지킬 수 있다. 그리고 이걸 옆에서 지켜보는 구성원들은 PM을 이해하고 지지해줘야 한다. 설사 내부 총질(!?)을 해대는 상황이 발생할지라도 그건 나중 일이다. 팀은 왜 존재하는가?