프로젝트관리

“프로젝트 성공률 1% 높이기” 두 번째 이야기에서 제안과 관련된 내용을 다루었었다. 그때 제안요청서는 다음처럼 이야기했었다.

 

“사업에 대한 고객의 세부적 요구사항이 정의되어 있고 제안을 위한 기본 틀과 요건을 제시한다. 다양한 형태의 제안서가 존재하지만 가장 중요한 것은 원하는 것이 무엇인지, 이를 통해 최종 결과물의 이미지가 무엇인지 명확하게 제시하는 것이다. 가끔 고객 스스로가 무엇을 할지 제대로 모르면서 부실한 RFP를 내는 경우가 있는데 이건 시장에서도 매력도가 떨어지며 그 누구도 참여할 이유를 찾지 못하기에 이 또한 잘 만들어야 한다. 그러기 위해선 고객도 공부가 많이 되어 있어야 하며 자신들의 약점과 강점을 알고 조직적인 대응을 해야 한다.“

 

즉, 제안요청서는 발주자가 수주자에게 프로젝트의 제안을 요구하는 문서로, 정보시스템의 외주를 통한 획득에 있어 발주자가 용역업체들에 발부하는 것으로 수주자와의 의사전달을 통해 사용자의 요구사항이 무엇인가를 전달해주는 문서라고 말할 수 있겠다.

 

 

이렇듯 제안요청서, RFP는 타당서 조사에서 정리된 기업의 총체적 현실을 대외비라는 명제로 간략히 소개하여 수주대상자들에게 문제에 대한 이해도를 증진할 수 있으며 현재의 문제점을 찾아 극복하기 위한 기업의 요구사항을 상세하게 기술해야 한다. 또한 실제 업무를 진행하는 실무자 선에서 다양한 정보를 분석하여야 하고 많은 시장조사를 통해 사용자에 대한 서비스를 충족시켜야 한다.

 

그리고 개발을 외주에 맡기더라도 공정관리는 물론 프로젝트 전체에 대한 오너십으로 기본방침을 정하고 제안서 작성 요령을 소상히 알려주어 각기 다른 제안구성에 대한 일관성을 견지하는 것이 상호 업무 진행에 차질 없이 효과를 볼 수 있다.

 

 

제안서는 “프로젝트 성공률 1% 높이기” 두 번째 이야기에서도 또한 이야기했었다.

 

“RFP가 뜨고 나서 사업을 검토 후 제안에 응할 목적으로 작성하는 것. 사업을 어떻게 수행할지 포괄적으로 정리하며 고객이 평가를 통해 결정할 수 있는 근거 자료와 신뢰를 줘야 한다. 즉, 요구사항에 대한 구체적인 방안과 제안사의 사업수행 능력을 명확히 보여줘야 한다. 여기서 최우선은 고객 만족이다. 이를 우선순위로 내용을 작성하며 사업수행을 위한 다양한 투입자원을 고려하여 현실적인 사업 범위를 결정, 제시한다. 특히 경쟁사 대비 차별화는 추후 POC(Proof Of Concept) 나 BMT(Bench Marking Test) 등을 염두에 두고 변별력을 가질 필요가 있다.“

 

제안서는 RFP가 있을 수도 없을 수도 있다. 있다면 그 가이드라인에 따라 충실하게 작성하면 되지만 없다면 내부적인 제안 작성 기준을 따라야 한다. 그런데 그런 기준이 명확히 없다면 보통은 다음과 같은 내용을 포함하게 된다.

 

♾️ 제안서 제출 이유

♾️ 해결해야 하는 문제들

♾️ 문제 해소를 위한 문제점 파악

♾️ 솔루션 제시

♾️ 제안조직/팀/역량

♾️ 비용/일정계획

 

이 중에서 제일 중요한 것은 Why다. 이유를 명확히 하여야 고객은 다음 내용을 읽을 것이기 때문이다. 고객의 pain point를 정확히 파악하여 이유를 제시하고 그 문제를 해결할 문제점을 찾아 솔루션을 제공하는 것. 여기까지만 해도 그 제안서는 성공이다. 이후 비용이나 조직 등 환경적인 부분들은 변경이 있을 수 있고 한 번에 승인되는 경우가 드물기 때문에 큰 틀에서의 제시만 해주면 되고 그보다 고객의 관심을 불러일으키는 것이 최우선이다.

 

제안서의 형식은 보통 6가지 질문에 충실히 답변하면 되는 앞선 내용과 대동소이하다. 제안서 제출조직은 어떤 조직인가, 무엇을 제안하는가, 왜 제안하는가, 어떻게 제안작업이 구현될 것인가, 언제 개발되고 인도되는가, 비용을 얼마나 들 것인가이다. 이렇게 제안받으면 제안서 평가요인과 선정에 관한 절차를 밟아 수주자를 결정하게 된다. 제안평가 또한 평가 기준이 있는데 이는 기술성 기준 검토 등을 통하여 도출하고 각종 문헌 및 전문가의 도움을 받아 설정한다.

 

 

설득은 사람이 사람에게 행한다. 제안서는 설득을 도와주는 도구의 역할을 충실히 하면 된다. 그래서 정보제공과 의미를 모두 내포하여 설득에 참여해야 한다. 그런데 보통 정보제공에 치중되는 경우가 많은데 이는 잘 작성된 제안서임에도 불구하고 설득에 실패하여 수주를 못 하게 되는 것이다. 그래서 문서 이전에 설득에 대한 원리를 알아야 한다.

 

일반적인 설득은 4가지 요소에 의해 결정된다. 그것은 (1) 설득을 하는 사람 (2) 설득 대상자 (3) 설득 경로 (4) 설득 메시지가 그것이다. 설득행위자는 신용과 매력을 가지고 있어야 하고 고객은 믿음과 태도가 중요하다. 효과적인 경로를 통해 고객에게 전달되는 메시지는 명료하고 적절해야 한다. 우린 정보제공을 기반으로 이를 해석하여 설득을 행해야 하는 것이다.

 

 

설득행위자의 고객에게 신용을 증명해 보여야 하며 매력은 고객의 성향을 파악하여 어필할 수 있으나 우선은 신용이 가장 중요하다. 그래서 이것을 제안서의 경쟁력으로 보여줘야 한다. 전달되는 메시지는 내가 아닌 고객 중심으로 전개하여야 한다. 제안서의 핵심이며 고객의 문제, 요구사항에 대한 최적의 솔루션을 제공하는 것이다. 그러면 이것을 어떻게 전달할 것인가? 고객의 요구사항, 이득, 솔루션, 지원사항 등을 명확하고 일관되게 전달한다는 생각으로 소통을 전개한다. 그러면 설득 대상자인 고객에 대한 분석 또한 꼭 필요하다. 이는 사전에 고객의 개인적 성격, 기업/조직문화, 기술 수준, 업무 역할 등을 파악해야 한다는 것이다. 적을 알고 나를 알아야 승리는 거두는 이치는 그것이 무엇이든 똑같다.