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프로젝트 관리계획을 개발하는 데 있어 큰 3가지가 일정, 범위 및 예산이 있다. 이 3가지가 긴밀하고 유기적으로 연계되어 결국엔 성공적인 관리계획을 수립하게 된다. 앞선 일정, 범위와 더불어 이번에는 예산에 대해서 살펴보자.

 

 

승인된 예산 범위 내에서 프로젝트를 완료하기 위한 활동. 앞서 이야기한 일정, 범위와의 관계를 보자면, 만약 일정을 앞당기려면 범위를 줄이거나 원가를 높여야 하고, 원가를 줄이려면 범위를 줄이거나 일정을 늘려야 한다. 특히 돈과 관련한 특성상 모두 다 중요하지만 예산만큼 민감한 사안도 없다. 하지만 이 3가지가 삼위일체처럼 움직여야 함은 변함없다. 이렇듯 중요한 예산관리는 일반적으로 예산을 산정하고 편성하여 통제하는 3단계를 거치는 다음을 보자.

 

✔️ 예산산정: 프로젝트 활동에 소요되는 자원의 원가를 예측한다.

✔️ 예산편성: 프로젝트 전체적인 원가의 예측치를 각각의 활동에 배정한다.

✔️ 예산통제: 편성된 예산, Cost baseline을 기준으로 예산이 적절한 시기에 제대로 쓰였는지를 감시한다.

 

 

비용은 단위 공정별로 원가 산정과 이를 바탕으로 총원가를 산정한다. 이를 통해 추정원가 요약 및 상세로 공유되며 추정원가는 단위를 통일해야 하고 프로젝트 진행상 변경을 고려하여 모든 사항을 상세하게 구별하고 기술하는 것이 중요하다. 이러한 예산산정의 방법들이다. 

 

: 전문적 결정의 한 형태로 유사 추정이라고도 한다. 즉, 앞서 수행된 다양한 형태의 유사 프로젝트의 실제 비용을 확인하고 이를 향후 원가 추정의 근거로 쓰는 방법이다. 이는 원가 추정 시 필요정보의 양이 제한적이고 명확하지 않을 때 사용하며 이미 수행 프로젝트의 유사도와 추정인력의 전문성에 따라 신뢰도가 높아진다. 다만 이의 수행 원가는 적게 소요되지만 다른 방법들에 비해 정확도가 떨어질 수 있으며 활동별 원가를 추정하기가 어려워진다.

 

: 프로젝트 개별 작업목록 각각의 비용을 합산하여 프로젝트 총원가를 추정하는 방법이다. 이 방법의 정확성은 개별작업목록의 규모에 따라 다르며 작업목록의 크기가 작을수록 원가의 정확성이 높아진다.

 

: 모수 기법으로 함수 모델을 근간으로 정량적 통계를 사용하여 비용, 시간, 자원 등 프로젝트를 완료하는 데 필요한 예상 자원의 양을 계산한다. PM은 추정치 계산 시 과거 데이터 또는 프로젝트를 기반으로 변수 또는 특성을 사용하는데 그 정확성은 모델링 도출에 사용되는 기초 데이터가 정확할수록, 모델에서 사용되는 변수가 측정 가능할수록, 프로젝트 작업 규모에 상관없이 모든 것이 관리되고 측정 가능할수록 높아지기 마련이다.

 

이러한 기법을 바탕으로 예산 산정이 된다면 조직과 프로젝트 차원에서 예산을 집행한다. 즉, 액수가 큰 프로젝트는 기업의 자본 유동성이나 재무 상태에 큰 영향을 끼칠 수 있기 때문에 지출 시기를 잘 관리하여야 한다. 또 이런 시기가 계획과 어긋난 경우 즉각 대처할 수 있는 모니터링 시스템을 가동해야 한다. 여기엔 기성고(Earned Value) 등의 여러 측정치를 주기적으로 관리한 데이터들이 기반이 된다.

 

 

PM이 하는 일은 워낙 많기도 하지만 그중에서 이 원가를 책임지는 중차대한 역할을 가지고 있다. 즉, 승인된 예산 내에서 프로젝트를 어떻게 잘 끝마칠 수 있을까 하는 고민의 시작은 원가와 밀접하다. 그런데 사람이 주 자원인 소프트웨어 개발 같은 경우 원가를 무시하거나 중요하게 생각하지 않는 경향이 있다. 인건비만 알면 된다는 입장인데 이 또한 그리 간단한 것이 아니다. 여하튼 프로젝트 원가와 조직 원가의 상관관계를 잘 이해하여야 하며 모든 내용을 숙지하고 활용해야 한다.

 

프로젝트 원가는 크게 인건비, 재료비, 경비로 나뉜다.

 

✔️ 인건비: 프로젝트에 참여하는 인력에게 지출되는 비용이다. 대부분 특정 기간에 지급하기로 한 금액과 실제 투입된 기간에 따라 산정한다. 다양한 인력의 상황에 여러 변수가 있을 시에는 국가/정부 기관에서 배포되는 노임단가를 기준으로 조정하기도 한다.

✔️ 재료비: 기자재, 장비 도입 및 구매에 사용되는 비용이다. 대상이 무언가에 따라 직/간접재료비로 구분하기도 하며 검수 기준에 맞춰 계획하고 집행한다. 비목은 산업 및 사업 등에 따라 다소 상이하게 부를 수도 있지만 큰 틀에서 이해하면 된다. (이 또한 가이드라인이 있으니 여기에 따르면 된다)

 

✔️ 경비: 프로젝트 원가 중 인건비와 재료비를 제외한 모든 금액을 말한다. 이는 업종이나 기업 회계규정 등에 따라 달라질 수 있다.

 

그러면 조직 차원에서의 원가는 어떤가? 조직을 구성하는 인력들, 즉 PM, 사업부, 경영자 및 투자자가 보는 원가는 모두 다를 수밖에 없다. PM은 직접비 중심으로, 사업부는 재무 관점의 판매비를, 경영자와 투자자는 영업이익과 경상이익을 중심으로 본다. 이 또한 프로젝트 보고 주기에 따라 관리되고 보고되며 의사결정에 매우 중요한 자료가 된다.