PMIS

프로젝트의 시작을 어디서부터냐고 물어보면 모두 제각각일 것이다. 왜냐면 처음 프로젝트를 기획한 단계부터 최종 계약이 성사되고 이후 수행을 위한 단계, 그리고 마무리까지 이해관계자가 모두 다 다르기 때문이다. 그간의 앞선 내용들에선 주로 기획부터 계약까지의 행정적 단계를 이야기했었고 여기의 참가자들은 현장의 관리자급 이상이 될 수 있다. 하지만 실제 프로젝트의 구성원으로 프로젝트를 끌어내 갈 현업의 입장에서는 이제부터가 진짜 프로젝트라고 볼 수 있다.

 

이제 프로젝트는 PM이 선임되고 필요한 인력들이 속속 합류하고 있다. 웬만한 규모 이상이라면 별도의 프로젝트 장소도 섭외가 되고 업무에 필요한 각종 장비도 마련된다. 몇 명 없고 비어있던 사무실에 활기가 돌고 눈에 띄게 바삐 움직이는 사람들과 손끝에 전달되는 타격감은 프로젝트의 긴장도를 슬슬 높여간다. 곧 일할 맛 나는 프로젝트 현장이 눈 앞에 펼쳐진다.

 

프로젝트라는 이름의 배는 모든 이들을 태우고 부두를 떠나고자 밧줄을 풀고 있다. 아직은 어수선하지만 들뜬 분위기를 다잡고 목표한 항구에 도달할 때까지 한마음 한뜻으로 나아가기 위해 선장은 리더십을 발휘한다. 굳이 형식을 따지자면 임무 수여와 같은 프로젝트 헌장을 만들곤 하지만 꼭 이런 형태가 아니더라도 프로젝트의 구심점을 잡아 프로젝트의 공식적인 출항을 다양한 형태로 기념한다. 같은 장소, 같은 시간 속에서 조직은 결속을 다져나간다.

 

※ 프로젝트 헌장: 프로젝트 사명서 형태로 볼 수 있다. 프로젝트의 목적과 목표, 범위, 산출물, 마일스톤을 크게 명시한다. 이를 통해 구성원과 고객의 프로젝트 이해도를 높이고 합의를 끌어내고 궁극적인 의사소통을 원활히 할 수 있는 근간을 마련한다. 특히 성과 측정 기준을 제시하여 거시적 관리 시점을 갖도록 한다.

 

 

중요한 문서로 수립되는 단계이다. 관리계획에서 다루는 주요 내용은 프로젝트 전반에 걸쳐 세부 계획들을 정의, 준비, 통합, 조정하기 위한 필수적인 활동들이다. 그 면면을 보자면 중복/누락 업무 방지, 기간 준수, 예산운영, 품질 유지, 위험관리, 의사소통 기준과 방법, 용어/지표 정의 및 일관된 업무 활동 세팅 등이다. 당 문서는 단지 작성되는 것에만 그치지 않고 관리 프로세스를 통해 개정, 변경된다. 문서로만 존재하는 것이 아니라 이를 토대로 모든 활동을 진행하고 제어한다. 그만큼 중요하고 프로젝트와 같이 이 또한 생명주기를 가진다고도 볼 수 있다. 다음은 관리계획에 있어 주요한 구성 요소들이다.

 

 

 

PMIS(Project Management Information System)/PMS(Project Management System)라 불리는 도구들은 프로젝트가 존재하던 과거부터 있었고 그간의 개발 방법과 기술의 발전은 현시점에서 다양한 형태의 관리 솔루션들을 보여주고 있다. 이런 도구들은 주로 프로젝트 전반, 계획수립, 일정 관리, 진척 관리, 비용관리, 자원관리, 보고서 작성, 통계, 위험관리 및 의사소통 또는 이러한 여러 단계 중 특정 단계에 집중되어 있기도 하다. 그에 따라 다양한 회사에서 많은 솔루션을 선보이고 있어 이를 사용하는 입장에서 무엇을 선택해야 할지 난감한 경우가 많다. 특히나 근래엔 협업툴이 인기를 끌면서 접근법을 달리한 PMS의 형태를 띠기도 한다. 아래는 가트너에서 최근에 발표한 PMS 들인데 많기도 하다.

 

 

이렇게 다양한 PMS 중 우리는 과연 무엇을 선택해야 하는가? 이 선택의 순간에 보통 2가지 관점으로 접근해 볼 수 있는데 첫째는 프로젝트 프로세스 및 조직에 얼마나 반영을 잘 시킬 수 있는지, 둘째는 필요로 하는 기능들을 얼마나 충족시켜 주는지이다. 더불어 사용자가 얼마나 쉽게 사용할 수 있는가도 매우 중요하다. 여기서 사용자 프로젝트 이해당사자들인데 이들은 소속이나 역할, 직위, 능력 등이 다양하기 때문에 관점에 기인한 중지를 모아 신중하게 결정하는 것이 좋다. 또한 기본적으로 갖추고 있는 조직, 인력, 문화 등 내재 역량 또한 무시할 수 없다.

 

이는 돈으로 살 수 없는 경우도 많으며 서로 간의 이해가 첨예하게 부딪히는 일도 다반사이고 업종이 무엇이냐에 따라서도 매우 다르기 때문에 현명한 선택이 요구된다. 만약 잘못된 선택으로 인하여 프로젝트 중반에 이를 변경할 일이 생긴다면 비용도 그렇지만 모든 것을 도구에 맞춰 진행해온 프로젝트 자체가 큰 위험에 빠질 수도 있기 때문이다.