RFP - freetet

제안요청서(RFP)

“프로젝트 성공률 1% 높이기” 두 번째 이야기에서 제안과 관련된 내용을 다루었었다. 그때 제안요청서는 다음처럼 이야기했었다.

“사업에 대한 고객의 세부적 요구사항이 정의되어 있고 제안을 위한 기본 틀과 요건을 제시한다. 다양한 형태의 제안서가 존재하지만 가장 중요한 것은 원하는 것이 무엇인지, 이를 통해 최종 결과물의 이미지가 무엇인지 명확하게 제시하는 것이다. 가끔 고객 스스로가 무엇을 할지 제대로 모르면서 부실한 RFP를 내는 경우가 있는데 이건 시장에서도 매력도가 떨어지며 그 누구도 참여할 이유를 찾지 못하기에 이 또한 잘 만들어야 한다. 그러기 위해선 고객도 공부가 많이 되어 있어야 하며 자신들의 약점과 강점을 알고 조직적인 대응을 해야 한다.“

즉, 제안요청서는 발주자가 수주자에게 프로젝트의 제안을 요구하는 문서로, 정보시스템의 외주를 통한 획득에 있어 발주자가 용역업체들에 발부하는 것으로 수주자와의 의사전달을 통해 사용자의 요구사항이 무엇인가를 전달해주는 문서라고 말할 수 있겠다.

이렇듯 제안요청서, RFP는 타당서 조사에서 정리된 기업의 총체적 현실을 대외비라는 명제로 간략히 소개하여 수주대상자들에게 문제에 대한 이해도를 증진할 수 있으며 현재의 문제점을 찾아 극복하기 위한 기업의 요구사항을 상세하게 기술해야 한다. 또한 실제 업무를 진행하는 실무자 선에서 다양한 정보를 분석하여야 하고 많은 시장조사를 통해 사용자에 대한 서비스를 충족시켜야 한다.

그리고 개발을 외주에 맡기더라도 공정관리는 물론 프로젝트 전체에 대한 오너십으로 기본방침을 정하고 제안서 작성 요령을 소상히 알려주어 각기 다른 제안구성에 대한 일관성을 견지하는 것이 상호 업무 진행에 차질 없이 효과를 볼 수 있다.

제안서

제안서는 “프로젝트 성공률 1% 높이기” 두 번째 이야기에서도 또한 이야기했었다.

“RFP가 뜨고 나서 사업을 검토 후 제안에 응할 목적으로 작성하는 것. 사업을 어떻게 수행할지 포괄적으로 정리하며 고객이 평가를 통해 결정할 수 있는 근거 자료와 신뢰를 줘야 한다. 즉, 요구사항에 대한 구체적인 방안과 제안사의 사업수행 능력을 명확히 보여줘야 한다. 여기서 최우선은 고객 만족이다. 이를 우선순위로 내용을 작성하며 사업수행을 위한 다양한 투입자원을 고려하여 현실적인 사업 범위를 결정, 제시한다. 특히 경쟁사 대비 차별화는 추후 POC(Proof Of Concept) 나 BMT(Bench Marking Test) 등을 염두에 두고 변별력을 가질 필요가 있다.“

제안서는 RFP가 있을 수도 없을 수도 있다. 있다면 그 가이드라인에 따라 충실하게 작성하면 되지만 없다면 내부적인 제안 작성 기준을 따라야 한다. 그런데 그런 기준이 명확히 없다면 보통은 다음과 같은 내용을 포함하게 된다.

♾️ 제안서 제출 이유

♾️ 해결해야 하는 문제들

♾️ 문제 해소를 위한 문제점 파악

♾️ 솔루션 제시

♾️ 제안조직/팀/역량

♾️ 비용/일정계획

이 중에서 제일 중요한 것은 Why다. 이유를 명확히 하여야 고객은 다음 내용을 읽을 것이기 때문이다. 고객의 pain point를 정확히 파악하여 이유를 제시하고 그 문제를 해결할 문제점을 찾아 솔루션을 제공하는 것. 여기까지만 해도 그 제안서는 성공이다. 이후 비용이나 조직 등 환경적인 부분들은 변경이 있을 수 있고 한 번에 승인되는 경우가 드물기 때문에 큰 틀에서의 제시만 해주면 되고 그보다 고객의 관심을 불러일으키는 것이 최우선이다.

제안서의 형식은 보통 6가지 질문에 충실히 답변하면 되는 앞선 내용과 대동소이하다. 제안서 제출조직은 어떤 조직인가, 무엇을 제안하는가, 왜 제안하는가, 어떻게 제안작업이 구현될 것인가, 언제 개발되고 인도되는가, 비용을 얼마나 들 것인가이다. 이렇게 제안받으면 제안서 평가요인과 선정에 관한 절차를 밟아 수주자를 결정하게 된다. 제안평가 또한 평가 기준이 있는데 이는 기술성 기준 검토 등을 통하여 도출하고 각종 문헌 및 전문가의 도움을 받아 설정한다.

제안서의 설득력

설득은 사람이 사람에게 행한다. 제안서는 설득을 도와주는 도구의 역할을 충실히 하면 된다. 그래서 정보제공과 의미를 모두 내포하여 설득에 참여해야 한다. 그런데 보통 정보제공에 치중되는 경우가 많은데 이는 잘 작성된 제안서임에도 불구하고 설득에 실패하여 수주를 못 하게 되는 것이다. 그래서 문서 이전에 설득에 대한 원리를 알아야 한다.

일반적인 설득은 4가지 요소에 의해 결정된다. 그것은 (1) 설득을 하는 사람 (2) 설득 대상자 (3) 설득 경로 (4) 설득 메시지가 그것이다. 설득행위자는 신용과 매력을 가지고 있어야 하고 고객은 믿음과 태도가 중요하다. 효과적인 경로를 통해 고객에게 전달되는 메시지는 명료하고 적절해야 한다. 우린 정보제공을 기반으로 이를 해석하여 설득을 행해야 하는 것이다.

설득행위자의 고객에게 신용을 증명해 보여야 하며 매력은 고객의 성향을 파악하여 어필할 수 있으나 우선은 신용이 가장 중요하다. 그래서 이것을 제안서의 경쟁력으로 보여줘야 한다. 전달되는 메시지는 내가 아닌 고객 중심으로 전개하여야 한다. 제안서의 핵심이며 고객의 문제, 요구사항에 대한 최적의 솔루션을 제공하는 것이다. 그러면 이것을 어떻게 전달할 것인가? 고객의 요구사항, 이득, 솔루션, 지원사항 등을 명확하고 일관되게 전달한다는 생각으로 소통을 전개한다. 그러면 설득 대상자인 고객에 대한 분석 또한 꼭 필요하다. 이는 사전에 고객의 개인적 성격, 기업/조직문화, 기술 수준, 업무 역할 등을 파악해야 한다는 것이다. 적을 알고 나를 알아야 승리는 거두는 이치는 그것이 무엇이든 똑같다.

※ 제안발표

발주자로부터 제안설명회를 안내받으면 그간의 작업을 마무리하고 발표자는 준비를 끝낸다. 그들이 원하는 드레스코드가 있다면 맞춰입고 아니라면 최소한 결례가 되지 않게끔 차려입는다. 말을 다듬고 언어를 정제한다. 손과 발을 맞추고 음색을 고르며 긍정적인 생각을 이입한다. 내가 타 제안자보다 뛰어나다는 자신감을 가져야 하지만 굳이 생색을 낼 필요는 없다. 경쟁력 있는 제안서에 부합하는 자세를 견지하고 타 제안자를 공격하지 않는다. 정성은 기본이나 정량으로 대결한다. 매달리는 것이 아니라 모르는 것을 알려주는 자세에서 승부가 판가름 난다. 겸손하지만 당당하게..

프로젝트 발주

프로젝트 발주는 고객의 니즈를 내부적으로 충족할 수 없는 경우 조직 외부로부터 제품, 서비스 또는 특정 결과물을 조달하는 것이다. 이를 전담하는 인력은 흔히 발주 PM이나 발주업무 담당자라고 볼 수 있는데 실제 프로젝트를 진행할 PM의 입장에서도 프로젝트 배경과 필요성을 제대로 파악하는 것이 프로젝트의 요구사항 분석과 성공을 위한 필수적이다.

발주는 공개적인 방식 또는 제한된 정보망 등을 통해서 공유된다. 사업자들은 항시 발주 이벤트를 주시하고 있으며 언제든지 진행할 준비를 하고 있다. 누가 먼저 소식을 접했느냐도 중요하지만 제한된 시간 내에 모든 역량을 투입할 수 있는 여건도 또한 중요하다. 어찌 보면 중요하지 않은 것이 하나도 없다.

프로젝트 제안

제안서는 프로젝트 사업자 선정을 위한 기술평가를 통해서 수주 경쟁화한다. 이를 통해 사업제안자들의 사업수행역량을 체크하고 각 제안 별 핵심 사항과 역량 검증을 통해 최적의 사업자를 하나둘 선별해낸다. 이런 제안의 흐름은 일반적으로 다음의 단계를 거친다.

🚩제안요청서

: RFP(Request For Proposal)라고 말하는 것. 사업에 대한 고객의 세부적 요구사항이 정의되어 있고 제안을 위한 기본 틀과 요건을 제시한다. 다양한 형태의 제안서가 존재하지만 가장 중요한 것은 원하는 것이 무엇인지, 이를 통해 최종 결과물의 이미지가 무엇인지 명확하게 제시하는 것이다. 가끔 고객 스스로가 무엇을 할지 제대로 모르면서 부실한 RFP를 내는 경우가 있는데 이건 시장에서도 매력도가 떨어지며 그 누구도 참여할 이유를 찾지 못하기에 이 또한 잘 만들어야 한다. 그러기 위해선 고객도 공부가 많이 되어 있어야 하며 자신들의 약점과 강점을 알고 조직적인 대응을 해야 한다.

🚩제안서

: RFP가 뜨고 나서 사업을 검토 후 제안에 응할 목적으로 작성하는 것. 사업을 어떻게 수행할지 포괄적으로 정리하며 고객이 평가를 통해 결정할 수 있는 근거 자료와 신뢰를 줘야 한다. 즉, 요구사항에 대한 구체적인 방안과 제안사의 사업수행 능력을 명확히 보여줘야 한다. 여기서 최우선은 고객 만족이다. 이를 우선순위로 내용을 작성하며 사업수행을 위한 다양한 투입자원을 고려하여 현실적인 사업 범위를 결정, 제시한다. 특히 경쟁사 대비 차별화는 추후 POC(Proof Of Concept) 나 BMT(Bench Marking Test) 등을 염두에 두고 변별력을 가질 필요가 있다.

🚩계약

: 선발된 다수명의 심사자 및 심사조직을 통해서 제안심사가 진행된다. 몇 단계에 걸쳐 심사 결과들이 발표되기도 하는데 계약 성사를 위해 제안서를 토대로 제안프로젝트를 본격적으로 진행한다. 제안 분석과 전략 수립, 목차를 구조화하고 핵심 내용을 선별 후 예상 질의까지 준비한다. 제안발표를 하고 당 제안이 타당하다고 평가되면 사업자가 선정된다. 협상을 통해 최종사업자를 가리게 되면 계약이 진행된다. 계약에는 RFP와 제안서를 토대로 여러 법리해석과 최종견적이 완성된다. 사업 대가는 프로젝트 단계별로 고려하고 규모와 자원투입, 시간을 기준으로 산출한다.

RFQ, RFI, 그리고

프로젝트 발주를 위한 RFP는 봤는데 이와 비슷한 RFQ, RFI, RFB 등 여러 용어도 볼 수 있다. 이것들은 프로젝트 진행을 위한 분야별 세부 확인을 위해 쓰이는 것들인데 주요한 것만 살펴보면 RFI(Request For Information)는 사전정보요청으로 RFP를 작성하기 전 프로젝트에 필요한 여러 정보나 환경 등을 파악하기 위한 자료로 쓰인다. 특히 기술 부분에 있어 내부 역량에 따른 외주 여부 등을 사전에 파악해 볼 수 있으며 일차적인 필터 기능도 포함한다. RFQ(Request For Quotation)는 제안 견적요청서로 예산 중심의 문건이다. 즉, 적절한 프로젝트 비용을 파악할 필요가 있는데 RFP 요청 시 RFQ도 같이 요구하는 경우가 많으며 두 문건을 같이 검토하여 평가의 기초로 다룬다.

프로젝트 수주

제안서 작성의 최종 목적은 프로젝트 수주이다. 아무리 제안서를 훌륭하게 작성하였어도 프로젝트를 수주하지 못하면 그 제안서는 아무런 의미가 없다. 결국 가격 부분을 제외한 나머지 부분, 제안사는 고객의 이번 사업을 다른 누구보다도 잘 이해하고 있으며, 최고의 솔루션(제안된 솔루션을 이행할 계획과 인력, 기술, 그에 대한 풍부한 경험)을 제안하여 제안사를 선택할 경우 성공적인 프로젝트를 수행할 것을 보장한다는 내용을 빠짐없이 담고 있어야 한다. 제안서는 고객의 요구사항을 정확하게 파악하고 고객과의 원활한 커뮤니케이션, 구체적 서비스 내용을 제안서에 어떻게 표현했는가에 따라 그 결과가 좌우된다.

다시 말해 제안서는 단순한 제안 문서로서의 의미보다 제안 업체의 사업역량의 위상을 표현하는 최고의 서비스 상품이 되어야 한다. 그렇기 때문에 사업자 스스로 질문과 답을 해야 하고 고객 이전에 먼저 설득이 되어야 한다. 그러고 나서 고객을 설득한다. 그러기 위해서 정말이지 어디에 내놔도 당당한 제안서라는 상품을 만들 필요가 있다.

※ 템플릿

요즘처럼 넘쳐나는 정보 속에서 자료가 없이 일을 못 했다는 건 말이 되지 않는 세상이 되었다. 그런데 정작 중요한 것은 형식도 형식이지만 내용이 먼저다. “고객이 원하는 것이 무엇인가?”에 대한 깊은 고민은 책상 앞에서 만으론 해결되지 않는다. 그러니 틀이 짜졌다면 열심히 더 뛰어다녀야 한다. 그러면서 체득한 내용들을 채워 넣어야 한다. 그러나 지금 당장 일어나 움직이자!

제안 (프로젝트 성공률 1% 높이기)